Votre guide de démarrage

Le parcours en un coup d'œil

✅ Une checklist récapitulative vous attend en fin de page.

Avant de commencer : vos papiers, s'il vous plaît !

Pour ne pas être interrompu(e) en cours de route, préparez les informations et documents suivants :

• Votre SIREN, votre SIRET et votre numéro de TVA intracommunautaire
• Votre extrait Kbis (ou d'immatriculation au RNE) et votre pièce d'identité, nécessaires pour l'inscription à l'annuaire du Portail Public de Facturation
• Votre IBAN et votre BIC
• Le numéro de votre dernière facture, si vous en avez déjà émis depuis un autre compte evoliz ou un autre logiciel
• Vos fichiers clients, fournisseurs et articles au format Excel ou CSV, si vous souhaitez importer ces données dans evoliz

Quelle est votre situation ?

Toutes les étapes n'ont pas le même impact selon votre profil. Repérez le vôtre, on vous en dit plus :

Les 6 étapes pour préparer ma première facture

▶️ Une vidéo vous accompagne sur les 3 prochaines étapes : Accéder à la vidéo

Étape 1 : Finaliser le paramétrage de mon compte

Objectif : des factures conformes et à votre image.

Mes infos société complètes

Certaines informations ont été préremplies lors de votre inscription. Vérifiez-les : elles apparaîtront sur chacun des documents que vous envoyez à vos clients.

📍 Paramètres (en bas à gauche) > Infos générales > onglet Société

Ces données doivent être correctes et complètes :

• La raison sociale
• Le statut juridique
• L'adresse postale
• Les coordonnées
• Les informations administratives : SIRET, SIREN, code APE, TVA intracommunautaire, n° d'immatriculation

Mon logo

📍 Paramètres > onglet Documents et emails > Entête et pied de page

Glissez ou chargez votre logo : il apparaîtra en haut de tous vos documents.

Étape 2 : Régler ce qui ne se règle qu'une fois

Objectif : 4 réglages, et vous êtes tranquille pour la suite.

1. La numérotation de mes documents ⚠️

📍 Paramètres > Documents et emails > Numérotation

1. Choisissez votre format : préfixe, année, nombre de chiffres du compteur.
2. Dans la colonne Compteur, indiquez le numéro de votre prochain document.
3. Enregistrez.

Si vous avez déjà émis des factures depuis un autre logiciel, vous pouvez poursuivre votre numérotation existante dans evoliz ou créer une nouvelle série de numérotation.

Exemples : 

👉 Je poursuis ma série actuelle
Si votre dernière facture porte le numéro F-2026-00031, renseignez 32 dans la colonne Compteur. Votre prochaine facture dans evoliz sera alors F-2026-00032.

👉 Je mets en place une nouvelle numérotation 
Je définis que ma première facture portera la numérotation EV-2026-00001. Les numéros de cette nouvelle série resteront uniques, chronologiques et continus.

2. Ma gestion de la TVA

📍 Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Taux de TVA collectée et Gestion de la TVA

Configurez les taux que vous utilisez au quotidien, choisissez votre taux par défaut et précisez votre régime de TVA. Micro-entrepreneur en franchise de TVA ? Paramétrez votre exonération pour que la mention obligatoire apparaisse sur vos factures.

Vous pourrez contrôler votre récapitulatif de TVA à tout moment depuis evoliz.

3. Mes modalités et conditions de paiement

📍 Paramètres > onglet Documents et emails > Valeurs par défaut

Réglez votre délai et votre mode de paiement par défaut.

4. Mes coordonnées bancaires

📍 Paramètres > onglet Banque > Comptes bancaires

Renseignez-les une fois : elles s'afficheront automatiquement sur vos factures.

Le mode de paiement Virement doit systématiquement être accompagné de vos infos bancaires. Définissez donc un compte principal : c'est lui qui sera proposé par défaut. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes bancaires et choisir lequel afficher au moment de saisir une facture.

On vous montre en vidéo dans la section suivante. 

Étape 3 : Importer mes clients et mon catalogue

Objectif : ne pas repartir de zéro.

Vos clients, fournisseurs, articles, prestations, et même votre historique de factures ou de devis : tout s'importe depuis des fichiers Excel.

📍 Paramètres > Gestion des données > Reprise d'historique

L'ordre compte :

1. Vos clients : c'est cet import qui débloque les suivants.
2. Votre catalogue d'articles ou de prestations.
3. Vos documents (factures, devis…), si vous en avez.

Pour chaque type de données : téléchargez le modèle préformaté (ou utilisez votre propre fichier), vérifiez l'association des colonnes, puis importez. En cas d'erreur, evoliz vous indique la ligne et la colonne à corriger.

Étape 4 : Activer la Facturation Électronique sur mon compte

Objectif : être en règle pour recevoir et émettre des factures.

evoliz est une Solution Compatible ⚡ : notre Plateforme Agréée partenaire, Chaintrust by Visma, est incluse dans les abonnements Essentielle et Avancée. Rien à installer, tout est compris.
Deux choses différentes se jouent ici :

Réception de mes factures fournisseurs : je m'inscris à l'annuaire

📍 Menu Facturation électronique, en bas à gauche de votre interface 
C'est le moment de sortir votre SIREN/SIRET, votre extrait Kbis (ou RNE) et votre pièce d'identité.

Cliquez sur Démarrer mon inscription (section Récap' de ma situation) et laissez-vous guider.

Émettre mes factures vers la Plateforme Agréée : je prends de l'avance

📍 Paramètres > Gestion et comptabilité > Émission des factures

Activez l'émission et assurez vous que votre compte evoliz est conforme. Identifiez les anomalies détectées s'il y en a et rectifiez ce qui doit l'être. 
Tout est en ordre ? Vos factures peuvent être émises vers notre Plateforme Agréée partenaire. Dans Ventes > Factures, ouvrez votre document et cliquez sur les options supplémentaires du bouton d'envoi (icône avion en papier) > Émettre vers la Plateforme Agréée. 

▶️ On vous laisse découvrir l'émission et la réception des factures en vidéo : cliquez ici.

⚠️ Et si je suis en période d'essai ? 

L'inscription et l'émission seront disponibles dès votre souscription à un abonnement Essentielle ou Avancée. Continuez ce guide en attendant : tout ce que vous paramétrez dès maintenant restera en place.

Étape 5 : Créer ma première facture

Objectif : une première facture conforme, qui profite de tous vos réglages.

📍 Ventes > Factures > + Nouveau

1. Choisissez un client existant, ou créez-le directement depuis votre facture.
2. Ajoutez vos lignes depuis votre catalogue, ou à la main si vous n'avez rien importé.
3. Enregistrez. Deux options : Brouillon, modifiable à volonté, ou Enregistrer, et votre facture est définitive.

Étape 6 : Envoyer ou émettre ma facture et enregistrer un paiement

Objectif : éviter une facture qui dort dans le logiciel et qui ne remplit pas votre compte en banque.

J'envoie ma facture

📍 Depuis votre facture (Ventes > Factures) > icône avion en papier en haut à droite.

L'email part directement d'evoliz, avec le PDF en pièce jointe. Vous pouvez ajouter d'autres pièces jointes au moment de l'envoi.

Vous avez activé l'émission électronique ⚡? Transmettez votre facture à la Plateforme Agréée depuis le chevron à côté de l'icône avion en papier > Émettre vers la Plateforme Agréée.

Ça y est, vous avez envoyé ou émis votre première facture depuis evoliz ✅

J'enregistre le paiement

Quand l'argent arrive, entrez un paiement sur votre facture : c'est ce qui la fait sortir de vos impayés et de vos relances. 

En émission électronique, transmettez aussi l'encaissement à la Plateforme Agréée⚡

Étape 7 : Recevoir et valider mes factures fournisseurs

Objectif : traiter les factures électroniques que vos fournisseurs vous envoient.

Une fois inscrit à l'annuaire⚡(étape 4), les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans evoliz. Plus besoin de les saisir : vous les contrôlez et les validez.

📍 Achats > Suivi des factures

1. Retrouvez les factures d'achat que vous avez déjà reçues dans votre Boîte de réception. 
2. Complétez-les si nécessaire, puis validez-les.

Une facture ne correspond pas à votre commande ou contient une erreur ? Refusez-la : votre fournisseur en est informé.

Si vous n'avez pas encore reçu de factures, on vous invite à vous familiariser avec cette procédure via notre aide ci-dessous : 

Étape 8 : Connecter ma banque

Objectif : vos mouvements bancaires remontent dans evoliz, et vous les associez à vos factures en quelques clics.

📍 Deux accès possibles : menu Données bancaires > Relevés bancaires, ou Paramètres > Banque > Comptes bancaires

1. Authentifiez-vous auprès de votre banque : la synchronisation se met en place.
2. Sur chaque ligne bancaire, le bouton À rapprocher vous laisse choisir à quoi elle correspond : un document (facture de vente, facture d'achat, avoir, acompte), un règlement déjà enregistré, ou une affectation diverse pour ce qui n'a pas de document (frais bancaires, salaires, virements internes, etc.).
3. Dans Règles de rapprochement, activez ou créez des règles : evoliz vous propose des correspondances selon les montants et les clients ou fournisseurs, vous n'avez plus qu'à valider.

Étape 9 : Relancer ceux qui ont oublié de payer mes factures

Objectif : ne plus courir après vos clients pour être payé.

Vous pouvez relancer à la main, au cas par cas, depuis le menu Relances (une facture ou plusieurs d'un coup). 

Vous êtes assidu(e) sur le suivi des paiements de vos factures et souhaitez gagner du temps ? Laissez evoliz relancer automatiquement vos clients. 

📍 Paramètres > Documents et emails > Modèles d'emails de relances et Relances automatiques

1. Rédigez vos modèles d'emails (jusqu'à 5 modèles).
2. Créez un scénario en enchaînant les étapes (par exemple : un premier email 3 jours après l'échéance, un second à 15 jours, un troisième à un mois).
3. Ensuite, evoliz s'en occupe : toute facture échue et non payée entre automatiquement dans le scénario que vous avez mis en place. 

✅ Ma checklist de démarrage

Imprimez-la ou gardez-la ouverte pour qu'elle vous accompagne tout au long de votre prise en main d'evoliz.

Et maintenant ? La suite, à mon rythme

Le reste se découvre à l'usage. On vous donne quand même quelques petites astuces pour simplifier vos débuts et vous familiariser avec votre nouvel outil ! 

Découvrir les fonctionnalités adaptées à mon métier

evoliz permet à des milliers d'entreprises de gérer leur facturation. Toutes ne font pas le même métier. On vous a donc listé les fonctionnalités qui peuvent vous intéresser en fonction de votre domaine d'activité. 

👉 evoliz pour mon métier

Des questions ou des doutes ? La plupart des réponses sont répertoriées dans notre Centre d'aide. 
Vous préférez échanger avec un membre de notre équipe ? Quelqu'un vous répondra toujours par email ou par chat, du lundi au vendredi. 

Et si vous hésitez encore sur l'abonnement, contactez notre service commercial, on vous aidera à faire le bon choix ! 

Vous savez maintenant comment démarrer pour de vrai sur evoliz et nous sommes ravis de vous compter parmi nos utilisateurs ! 🥳