Comment envoyer par email une facture à votre client ?

Sur evoliz, vous avez la possibilité d'envoyer tous les documents créés depuis le logiciel par email.

Envoi de facture par email depuis evoliz

Pour envoyer une facture par email depuis votre logiciel de facturation evoliz, rendez-vous sur le document concerné, puis cliquez sur l'icône "Enveloppe", en haut à droite de la fenêtre :

Sur la page suivante, vous pourrez choisir : 

• l'expéditeur de votre email :  vous avez le choix entre l'email par défaut notification@evoliz.com, ou bien votre adresse email habituelle si vous l'avez connectée à evoliz (en savoir plus) 
• le destinataire principal : il peut être choisi dans la liste des contacts enregistrés pour ce client en cliquant sur le champ "Destinataires", ou être saisi manuellement. 
• le destinataire en copie (Cc) et en copie cachée (Cci) : vous pouvez choisir d'ajouter un autre contact client, votre fournisseur, votre comptable (utilisateur externe) ou encore, un utilisateur de votre compte evoliz. 
• le champ objet de l'email peut être personnalisé ainsi que le corps du texte. Le texte proposé par défaut est le modèle paramétré par défaut dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Section Emails et relances > Modèles d'emails. Chaque type de document peut avoir son propre modèle d'email, personnalisable comme bon vous semble. 
• la case à cocher vous permet d'ajouter le document sur lequel vous travaillez en pièce jointe de votre email (Bon à savoir : la valeur dynamique Lien webdocument intégrée au corps de votre email, permet d'offrir à votre client la possibilité de consulter le document en ligne et en toute autonomie)
• le lien ajouter une pièce jointe vous permet de joindre jusqu'à 10 pièces complémentaires à votre email (CGV, contrat, plans...). Le poids de l'ensemble des pièces jointes ne doit pas dépasser 10 Mo.

Une fois toutes les modifications effectuées, choisissez Envoyer le document, en bas de page.

Une facture envoyée par email passe dans l'état Envoyé. Votre client recevra l'email qu'il pourra consulter, télécharger ou payer en ligne.

Suivi de l'état des envois d'email

evoliz facilite également le suivi de l'envoi des emails, puisque le logiciel met à votre disposition l'historique des évènements relatifs à chaque envoi d'email. En effet, lorsque vous consultez une facture, vous pouvez retrouver en bas de page l'historique des évènements, et notamment l'état des emails envoyés depuis evoliz :

Un email transite généralement par les états Transmis, puis Expédié, puis Délivré : à cette étape, si l'opération est un succès, il passe en l'état Ouvert. Sinon, il passe de Délivré à Spam, Bloqué ou Bounce.

Les différents statuts, expliqués en détails 👇

Transmis

Définition : L'email a été envoyé depuis la plateforme vers le serveur d'envoi (SMTP / service email).

• La plateforme a bien déclenché l'envoi
• Le message est pris en charge par le prestataire d'envoi
• Ne garantit pas encore que le mail part réellement vers le destinataire

Expédié

Définition : L'email a été effectivement envoyé par la plateforme vers le serveur du destinataire.

• Le mail quitte le serveur d'envoi
• Il est en route vers le domaine du destinataire (Gmail, Outlook…)
• Confirmation que l'envoi technique a réussi

Délivré

Définition : Le serveur du destinataire a accepté le message.

• Le mail est arrivé sur le serveur du destinataire
• Il est théoriquement disponible dans la boîte mail
• Il peut se trouver en boîte de réception, en spam, ou être filtré côté serveur

Ouvert

Définition : Le destinataire a ouvert l'email.

• Détection via un pixel de suivi
• Indique une interaction réelle
• Si les images sont bloquées, l'ouverture n'est pas détectée → statut non fiable à 100%

Spam

Définition : L'email a été marqué comme indésirable, automatiquement (filtres anti-spam) ou manuellement par le destinataire. 

Causes fréquentes :

• Mauvaise réputation du domaine expéditeur
• Contenu suspect
• Absence de SPF / DKIM / DMARC

Bounce (rejet)

Définition : Le serveur du destinataire a refusé l'email (le message n'est jamais arrivé).

Bloqué

Définition : L'email a été bloqué avant ou pendant la livraison. 
Souvent causé par des filtres anti-spam stricts, une blacklist ou la politique du serveur destinataire

Différence avec Bounce :

• Bounce = refus explicite du serveur
• Bloqué = filtré / rejeté en amont ou silencieusement

Nous facilitons aussi le suivi de la consultation du webdocument. En effet, lorsque le lien de ce dernier a été cliqué, l'état de la facture devient Consulté :