A quoi correspondent les états d'une facture ?

Les états d'une facture sont une notion importante dans Evoliz. Suivant l'état d'un document, des actions sont accessibles et son contenu est pris en compte dans les rapports. 

L'état Brouillon

Le premier état d'une facture est Brouillon. Dans cet état vous pouvez tout faire sur votre facture, le document comptable n'est pas pris en compte dans les rapports.

Un filigrane "Document provisoire" est présent le PDF pour indiquer que la facture n'est pas encore finalisée (elle est considérée en cours de rédaction donc non transmise à votre client).

La facture a un numéro temporaire qui permet, si vous supprimez le document comptable de ne pas faire de trou dans votre numérotation comptable. L'état Brouillon est le seul état dans lequel vous pouvez modifier et supprimer définitivement votre facture.

Les états Enregistré & Envoyé

Lorsqu'une facture est dans l'état Enregistré ou Envoyé, une numérotation définitive lui est attribuée. Vous ne pouvez plus supprimer la facture mais seulement l'annuler via un avoir. Si vous désactivez une facture, une facture d'avoir sera automatiquement créée et liée à la facture initiale.

La facture peut servir de base pour un nouveau document. Cliquez sur les 3 petits points en haut à droite > Copier pour créer une copie du document comptable. 

Les montants des factures sont comptabilisés dans les rapports en fonction du taux de TVA configuré. Vous trouverez plus d'information sur le paramétrage de la TVA en consultant la page Comment paramétrer la TVA sur mes documents ?

Il est possible de relancer votre client concernant le paiement de votre facture via es 3 petits points en haut à droite > Créer une relance. Consultez la page Comment relancer le paiement d'une facture ? pour connaitre la marche à suivre.

Dès lors que avez reçu un paiement pour votre facture, cliquez sur Entrer un paiement pour le comptabiliser. Vous mettrez ainsi à jour les rapports et changerez l'état de votre facture. 

L'état En paiement

Vous pouvez saisir autant de paiements partiels que nécessaire pour une facture existante (tant que leur somme ne dépasse pas le montant global de la facture).

Pour information, la TVA des factures dans cet état n'est pas prise en compte dans le rapport Bilan de TVA, dans le cas où votre base de calcul de la TVA est paramétrée sur les encaissements.

L'état Payé

C'est l'état final de votre facture. Vous avez au minimum un paiement qui est lié à votre facture. Vous pouvez toujours dupliquer la facture en cliquant sur Copier pour facturer les mêmes articles ou prestations à un autre client (par exemple pour une prestation de service web suite à l'élaboration d'un devis).

Pour annuler une facture dans l'état Payé, consultez la page Comment annuler une facture payée ?.

L'état Rapproché

Si vous avez rapproché une ligne de votre relevé bancaire Evoliz avec l'une de vos factures, celle-ci passe dans l’état Rapproché.  Pour en savoir plus sur la façon de traiter vos données bancaires, consultez la page Comment pointer mon relevé bancaire ?.

L'état d'une facture est affiché en permanence sur la facture et sur les listing dans votre compte Evoliz. Cela vous permet d'avoir une vision globale de l'avancement de chaque document comptable dans le logiciel. Cependant l'état n'est pas affiché sur la facture PDF (c'est une information interne à la gestion de votre entreprise). 

Résumé : ce que vous pouvez faire (ou pas)

* La suppression des paiements est nécessaire.

Pour filtrer les factures par état, rendez-vous dans le listing de vos factures (Ventes > Factures). Vous pouvez vous servir de l'entête des colonnes ou de la recherche avancée.