Les factures récurrentes ou périodiques permettent de facturer simplement des abonnements ou des montants récurrents à vos clients.
Création d'une facture récurrente
Pour créer une récurrence depuis evoliz, rendez-vous dans l'onglet Ventes > Récurrences.
En utilisant les factures récurrentes vous pouvez, par exemple, vous faciliter la saisie de factures liées à de la maintenance informatique, à du conseil ou encore à des prestations de service périodiques.
Cliquez sur +Nouveau, en haut à droite de la fenêtre pour paramétrer une nouvelle récurrence :
Bon à savoir
Vous pouvez également créer une récurrence en copiant une facture existante. En consultant la facture concernée, cliquez sur l'icône Options, puis sur Copier en récurrence.
Sur la page suivante, vous allez pouvoir créer une facture, comme habituellement, en remplissant les champs nécessaires : date, client, conditions de règlement, nature des opérations etc. La seule différence réside dans l'objet, qui s'intitule Définir l'objet de récurrence :
En cliquant sur le lien, vous arrivez aux paramétrages spécifiques de la récurrence :
L'objet de la récurrence : "Objet dynamique"... Composé de texte, mais aussi de valeurs dynamiques pour personnaliser le contenu en fonction de la date etc.
La périodicité de la récurrence : "Tous les"... jours, mois, semaines, ans
La répétition de la récurrence : "Répéter"... toujours, nombre d'occurrences, date de fin
Les états à appliquer pour la facture récurrente : "Actions à réaliser"... brouillon, enregistré, envoyé (à un ou plusieurs destinataires par email) et payé
La prochaine échéance pour indiquer la date de la prochaine facture récurrente
Consultation de la liste des récurrences
Dans Ventes > Récurrences vous accédez au listing de vos récurrences.
Le numéro de facture indiqué correspond à la toute première facture qui a servi d'exemple à la récurrence. Elle est complétée par tous les critères de récurrence :
client
total TTC de la facture récurrente
état de la récurrence
dernière échéance de la récurrence
prochaine échéance de la récurrence
nombre d'occurrence de la récurrence
répétition de la récurrence
date de fin
Modification d'une facture et/ou d'une récurrence
Une fois votre récurrence créée, il est important de dissocier deux éléments :
votre récurrence : il s'agit du paramétrage effectué dans le but de créer automatiquement des factures récurrentes
vos factures récurrentes : créées automatiquement via la récurrence, elles sont reliées à cette dernière
En cas de doute, regardez en haut de l'écran : Récurrence vous indique que vous vous trouvez sur le paramétrage de votre récurrence ; T-20230700024 ou F-20230700024 (ici ce sont des exemples, la numérotation correspondant à des factures) indique que vous vous trouvez sur votre facture récurrente.
Modification des récurrences
En cliquant sur l'une des lignes, puis en utilisant l'icône crayon en haut à droite, vous pouvez modifier le paramétrage de la récurrence. Les paramètres sont les mêmes qu'à la saisie d'une nouvelle récurrence. Pensez à Enregistrer vos modifications.
En bas de page, vous pouvez vérifier rapidement quelles sont les factures liées à cette récurrence.
Pour mettre fin à une récurrence en ligne, vous pouvez :
cliquer sur Terminer via Options en haut à droite : la récurrence ne génèrera plus aucune nouvelle facture récurrente
cliquer sur Supprimer en haut à droite : la récurrence ne génèrera plus aucune nouvelle facture récurrente + elle sera effacée définitivement
Modifier une facture récurrente
Vous accédez à une facture récurrente depuis la liste principale de vos factures, ou directement depuis le listing des factures dans votre récurrence. Une fois sur votre facture récurrente, vous pouvez la modifier (à condition bien sûr qu'elle soit en brouillon) à l'aide de l'icône crayon en haut à droite. Il vous sera alors demandé si vous voulez :
Modifier cette facture : pour une modification exceptionnelle, le contenu des factures créées par les futures occurrences ne sera pas impacté
Modifier cette facture et toutes les prochaines : les modifications apportées sur la facture seront appliquées à toutes les factures récurrentes suivantes
Bon à savoir
Un export Excel est disponible pour télécharger en xls, xlsx ou csv le détail des récurrences de factures.
Questions fréquentes
Ma facture récurrente est en brouillon à cause de la Nature des opérations. Que dois-je faire ?
Si l'émission de vos factures électroniques est activée dans vos Paramètres, le champ Nature des opérations est obligatoire sur toutes vos factures de ventes. Son absence est détectée à l'enregistrement d'une facture ou lors de la vérification de la conformité du compte :
Dans le cas d'une facture récurrente, vous recevez également une notification vous invitant à la modifier :
Pour rappel, la Nature des opérations permet d'identifier ce que contient votre document : des Biens, des Services ou les deux (Mixte). Attention, l'opération Mixte n'est valable que pour les clients professionnels ou les administrations publiques.
Les étapes de modifications :
- Rendez-vous sur votre facture récurrente à l'état Brouillon.
- Cliquez sur Modifier
- Choisissez de Modifier cette facture et les prochaines (pour ne pas avoir à répéter l'opération)
- Ajouter la Nature des opérations
- Confirmer la modification puis Enregistrez.