Comment créer une nouvelle facture sur evoliz ?

Champs à compléter pour la saisie de facture

Certaines informations sont nécessaires pour la création de votre document. Ces champs obligatoires sont indiqués en gras :

• Client (en haut à droite) est l'information à remplir en priorité : vous pouvez rechercher un client existant dans la liste déroulante ou en créer un nouveau via +Nouveau.

• Date facture (en haut à gauche) est automatiquement complété avec la date du jour. Vous pouvez modifier cette information en fonction de vos besoins.

• Conditions de règlement (en haut à gauche) disposent de nombreuses options via la liste déroulante. Personnalisez cette information en choisissant Autre condition ou Saisir une date.

D'autres champs peuvent être utiles mais ne sont pas obligatoires pour créer votre facture :

• Objet, c’est le titre de votre facture, il apparaîtra entre l'entête et les lignes de votre document.
• Mode de paiement permet de choisir parmi une liste prédéfinie le moyen de paiement que vous souhaitez pour cette facture. Cette information peut également être renseignée par défaut via les Valeurs par défaut de vos Paramètres.
• Nature des opérations pour identifier le type de ventes : Biens, Services ou les deux (Mixte).
• Les informations bancaires à utiliser dans le cas d'un paiement par Virement de votre facture par votre client.

La numérotation de votre facture n'est pas personnalisable au moment de l'édition. Les numéros s’incrémenteront automatiquement, afin d’avoir une numérotation unique, chronologique, continue et sans rupture, conformément à la loi française. Vous pouvez cependant personnaliser le type de numérotation, en début de période fiscale uniquement, depuis vos Paramètres > onglet Documents et emails > Numérotation.

Ajout de lignes d’articles sur votre facture de vente

Cliquez dans le champ Réf. pour afficher les options et commencer à ajouter du contenu à votre document. 

Votre article est déjà dans votre catalogue

Cliquez sur Rechercher dans le catalogue pour choisir votre article ou sélectionnez directement les articles proposés en fonction des caractères que vous aurez tapé. Tous les champs de votre ligne s'implémenteront en fonction du contenu que vous avez enregistré.

C'est un nouvel article

Vous pouvez l'ajouter à votre catalogue depuis votre facture afin de le réutiliser plus facilement lors de vos prochaines édition : cliquez sur + Ajouter un article au catalogue.

Si vous ne comptez pas le réutiliser, remplissez manuellement le champ Réf., ainsi que tous les autres :

• Désignation : ce champ est un éditeur de texte, vous pouvez donc écrire directement dedans ou y copier coller votre contenu, puis y apposer la mise en forme de votre choix (mettre en gras, souligner, insérer des listes, etc.).

• Qté : vous pouvez personnaliser l'unité pour indiquer la quantité de votre article, via la petite flèche à droite du champ. Si vous ne renseignez pas ce champ, il sera automatiquement renseigne avec une quantité de 1.

• PU HT / PU TTC : le menu déroulant au dessus du champ permet de choisir le mode de saisie de la facture: soit en HT, soit en TTC. Ce paramétrage peut être modifié par défaut, depuis vos Paramètres > onglet Compte > Options de saisie.

• Remise : appliquez la remise de votre choix spécifiquement pour cette ligne d'article, en euros ou en pourcent. Vous pouvez aussi appliquer une remise sur l'ensemble de votre document, via le champ Remise globale après la liste de vos articles.

• % TVA : choisissez le taux de TVA à appliquer à la ligne d’article. La liste de taux fait apparaître les taux standards applicables en France mais peut être personnalisée depuis vos Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Taux de TVA collectée.

• Classification : la classification correspond à la “famille” de vente à laquelle l’article ou la prestation appartient. Il s’agit d’une information importante puisque cela conditionnera certains rapports de vente ainsi que le journal de vente si vous tenez votre comptabilité avec evoliz.

Pour ajouter plusieurs articles, cliquez sur + Ajouter une ligne (en bas de liste, ou entre vos lignes au survol de la souris) ou sur les 3 petits points à droite de l'une de vos lignes pour l'ajouter en-dessous de cette dernière. Procédez ensuite de la même façon.
 

Autres types de lignes

Vous pouvez également ajouter de nouveaux types de lignes, telles que des lignes de texte, des lignes de groupe (qui permettent d’ajouter des groupes d’articles), des lignes de sous-totaux ou des sauts de page. Pour cela, cliquez sur la flèche à droite du bouton + Ajouter une ligne (disponible en bas de page, ou entre vos lignes au survol de la souris), ou sur les 3 petits points à droite d'une ligne, puis sélectionnez le type de ligne à ajouter :

Ajout des mentions obligatoires :

En bas de page de votre document, vous pouvez activer plusieurs mentions en fonction de vos besoins :

• Taux de pénalité

• Taux d’escompte

• Frais de recouvrement

• Date d'exécution

• Conditions générales de vente

​

Ajout de commentaires

Pour apporter des informations supplémentaires à votre factures, remplissez manuellement le champ Commentaires.

Vous pouvez également paramétrer des commentaires prédéfini pour les sélectionner dans une liste déroulante, ou dynamiques afin qu'ils s'activent automatiquement en fonction du moyen de paiement sélectionné sur votre document.

Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Brouillon en haut à droite ou sur Enregistrer définitivement via la flèche à droite du bouton :

Les informations de votre facture apparaitront à gauche, tandis qu'un aperçu PDF apparaîtra à droite de votre écran.

L’état de la facture apparaît dans la barre d’avancement, en haut de l’écran :

Vous pouvez maintenant envoyer votre facture par email, par courrier, l’imprimer, la télécharger, la copier, tracker l’ouverture de vos mails, et bien plus encore !

Pour personnaliser vos documents en ajoutant votre logo ainsi qu’un arrière-plan, ou bien adapter le modèle de façon plus détaillée, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte > onglet Documents et emails > Modèles de documents.

Il n'est pas possible de créer une facture avec une date éloignée de plus de 30 jours dans l'avenir. C'est une limite stricte liée à la certification NF203 d'evoliz. Cette règle de sécurité logicielle garantit la conformité de votre facturation aux yeux de la loi.

Vous pouvez tout à fait anticiper vos documents, mais la date indiquée doit obligatoirement rester dans cette limite de 30 jours par rapport à la date du jour.

L'impact concret pour vous : Votre comptabilité reste parfaitement légale et vous évitez tout blocage fiscal. Si vous devez préparer une facturation très en amont pour un client, la meilleure solution est de créer un devis ou de conserver votre document à l'état de brouillon.

Modifiez la date de votre document pour qu'elle respecte ce délai de 30 jours et validez votre facture.

Avec la réforme de la facture électronique, vos documents ne sont plus de simples PDF. Ils contiennent des données lues par les plateformes de l'administration. La règle officielle (nommée BR-27) interdit strictement d'indiquer un prix unitaire négatif. Si vous le faites, votre facture sera automatiquement rejetée et n'arrivera jamais chez votre client.

Ce n'est pas un choix d'evoliz, mais une obligation légale liée aux normes actuelles. Le logiciel bloque cette saisie pour vous protéger et vous éviter des rejets administratifs en cascade.

La méthode simple pour appliquer une déduction :

• Laissez le prix de votre article en positif.

• Ajoutez simplement le signe - (moins) dans la case Quantité.

Le calcul se fera correctement, le montant total passera bien en négatif et votre document restera 100 % conforme.

Si vous ne parvenez pas à enregistrer votre facture, vérifiez d’abord s’il n’y a pas de message d’erreur. En effet, certaines informations peuvent manquer :

• Nom du client

• Désignation

• Classification (si obligatoire)

• Mode de paiement

Le message d'erreur peut correspondre à celui-ci : Certains champs sont requis pour créer un document électronique.

Généralement, lorsqu’une information est manquante, la case correspondante apparaît en rouge. 

Important : si votre client est un professionnel, vous devez obligatoirement cocher les frais de recouvrement en bas de la page lors de l’édition de la facture. Sans cela, l’enregistrement sera bloqué.

Commencez par vérifier les informations présentes sur la facture pour laquelle vous souhaitez appliquer des intérêts de retard. Rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Ventes > Factures. Cliquez sur la facture concernée, puis assurez-vous que : 

• son statut est bien Impayé 
• Frais de recouvrement : cette option est bien activée
• Taux de pénalité : cette option est bien activée

Une fois ces informations vérifiées, cliquez sur les 3 points verticaux en haut à droite > Créer une facture d'intérêt. 

Il n'existe pas de type de facture proforma à proprement parler sur evoliz. Toutefois, il est possible d'éditer un devis faisant office de facture proforma en utilisant un modèle personnalisé. Voici comment procéder : 

Tout d'abord, il est nécessaire d’activer la fonctionnalité multi-modèles (disponible en formule Avancée). Pour vérifier ou activer ce paramétrage :

• Rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Paramètres > onglet Documents et e-mails > Modèles de documents
• Descendez à la section Options, puis vérifiez que la case Multi-modèle est bien cochée (disponible en formule Avancée)
• Si ce n’est pas le cas, cochez-la puis cliquez sur Enregistrez les modifications via le bouton en bas de page.

Ensuite, deux possibilités : 

• 1 : vous disposez d'un ancien compte evoliz, auquel cas vous pouvez utiliser le modèle Standard 2 Proforma directement depuis la saisie d'un devis. Rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Ventes > Devis > + Nouveau. Saisissez votre devis comme à votre habitude, en sélectionnant le modèle souhaité dans le champ Modèle de document : Standard 2 Proforma.
  ⚠️ l'usage de ces modèles peut entrainer une non conformité de vos documents, nous vous conseillons de toujours utiliser le modèle Dynamique afin d'éditer des documents conformes.
• 2 : seul le modèle Dynamique est présent dans votre liste de modèles. Dans ce cas, il va vous falloir créer votre propre modèle proforma. On vous explique comment faire ci-dessous 👇

Rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Paramètres > onglet Documents et e-mails > Modèles de documents : 

• Sur la ligne Devis, sélectionnez Modèle dynamique
• Cliquez sur Personnalisation simple
• Renommez le modèle en Proforma dans le champ Nom du modèle
• Si besoin, effectuez la personnalisation de votre choix dans les sections Choix des logos, Apparence générale et Personnalisation des tableaux
• Cliquez sur les 3 points verticaux en haut à droite > Édition avancée > Créer et basculer en édition avancée
• Dans la section Contenu du modèle, recherchez l'information "{INVOICE.DOCTYPE}" > remplacez la par "PROFORMA"
• Cliquez sur Enregistrer en haut à droite

Votre modèle de document Proforma est maintenant créé, et l'option Multi modèle est activée. Vous pouvez utiliser ce modèle de document lors de votre prochaine saisie de devis.

Ce blocage est une sécurité pour votre entreprise. La loi vous impose d'afficher la mention sur les frais de recouvrement (l'indemnité forfaitaire de 40 € en cas de retard de paiement) sur toutes vos factures pour les clients professionnels. Sans elle, votre document n'est pas légal. evoliz empêche sa validation pour vous protéger contre un risque d'amende.

Vous pouvez régler ce problème immédiatement et l'automatiser pour la suite.

Pour débloquer votre facture actuelle :

• Ouvrez la facture concernée et cliquez sur le crayon en haut à droite pour la modifier.

• Descendez tout en bas à gauche de la page.

• Cochez la case liée à la mention obligatoire des frais de recouvrement.

• Enregistrez et validez votre document normalement.

Pour ajouter ou mettre à jour l'IBAN d'un ou plusieurs de vos comptes bancaires, rendez-vous dans vos Paramètres > onglet Banque > section Comptes bancaires. Sélectionnez votre compte bancaire puis Modifiez en cliquant sur le crayon en haut à droite pour mettre à jour vos coordonnées ou cliquez sur +Nouveau pour en ajouter un. Un seul compte bancaire peut être votre compte par défaut. Cependant, plusieurs banques peuvent être enregistrées pour vous permettre d'avoir un choix multiple dans la liste déroulante des informations bancaires à utiliser sur une facture.