Les 8 étapes indispensables pour émettre vos factures vers la Plateforme Agréée

La Réforme de la Facturation Électronique (RFE) arrive à toute vitesse. Anticipez les changements légaux attendus pour être opérationnel(le) : on fait le tour (ensemble), de vos informations, paramétrages et flux de documents.

Bon à savoir ⚡ Vous pouvez déclencher une vérification de la conformité de votre compte depuis vos Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Émission des factures :

Cet article est complémentaire et vous accompagne pas à pas.

Étape 1 : Vos informations administratives

Le SIRET vs le SIREN, ça vous parle ? Le SIREN est l’identifiant national unique d’une entreprise (attribué par l’INSEE). Le SIRET quant à lui, correspond à l’un des établissements de cette entreprise : il peut donc changer lors d’un déménagement par exemple.

Ces deux informations doivent être dûment complétées dans le format attendu, alors c’est parti ! Rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Paramètres > onglet Infos générales > Société > onglet Infos administratives :

• Assurez-vous que le champ SIRET soit bien composé de 14 chiffres (aucune lettre ou espace) et corrigez le en cas de besoin.
• Le champ SIREN sera généré automatiquement à partir de votre SIRET : si les informations ne sont pas correctes (9 premiers chiffres de votre SIRET), corrigez le champ SIRET.

Cas spécifiques 👀 Votre entreprise est en cours d’immatriculation ou n’est pas domiciliée en France ? Cochez “En cours d’immatriculation” sous le champ SIRET.

Le numéro de TVA Intracommunautaire doit, lui aussi, être renseigné ! Il se trouve dans l'onglet Infos administratives de votre fiche Société : assurez-vous qu'il débute par "FR", suivi de 11 chiffres (il doit donc être composé de 13 caractères en finalité). 
Vous n'êtes pas assujetti à la TVA ? Dans ce cas, cochez la case Non Concerné, Non Connu ou Non Communiqué. Il faudra cependant configurer en bonne et due forme l'exonération de TVA sur votre compte (rendez-vous en étape 4).

Étape 2 : Vos informations bancaires

L’utilisation du mode de paiement Virement sur vos documents de ventes doit maintenant respecter un certain cadre, sous peine de vous exposer à un rejet de la part du Portail Public de Facturation (PPF).

Le champ IBAN doit être renseigné (et correct) dans le Compte bancaire définit comme Banque principale (autrement dit, celui dont les informations seront utilisées par défaut). Vérifiez et complétez cette information : 

• rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Paramètres > onglet Banque > Comptes bancaires
• cliquez sur le compte bancaire utilisé par défaut (une étoile de favori apparaît à côté de son libellé lorsque vous avez cliqué sur le compte)
• rendez-vous dans l'onglet Coordonnées bancaires, puis cliquez sur l'icône Crayon en haut à droite
• renseignez votre IBAN dans le champ IBAN, puis cliquez sur Enregistrer en haut à droite

Étape 3 : La numérotation de vos documents

Pour assurer le flux de facturation et éviter un refus systématique de vos factures de la part du PPF, la numérotation de vos documents doit aussi répondre aux exigences légales. Alors oui, c’était déjà le cas, mais la norme limite maintenant l’utilisation de certains caractères spéciaux, dans le préfixe et au niveau des séparateurs.

Quels sont les caractères valides ? Les voici :

• le tiret : "-"
• le tiret bas (underscore) : "_"
• le signe plus : "+"

Si le format actuel de vos documents respecte déjà ces critères, alors vous pouvez passer cette étape ✅

Que faire si votre numérotation comprend d’autres caractères (par exemple : / @ . # °) ?

La modification du préfixe sera possible uniquement à la fin de votre période comptable et obligatoirement avant l’édition des premiers documents.

• Vérifiez, dès maintenant, la période comptable que vous avez défini sur votre compte depuis votre menu latéral gauche > Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Paramètres comptables. Vos dates de début et de fin d'exercice sont visibles dans l'onglet Options comptables > section Période comptable.
  💡 Si vous craignez d’oublier de mettre à jour votre numérotation, planifiez un rappel dans votre agenda !
• Le moment venu, mettez à jour le préfixe de votre format de numérotation dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Numérotation. Consultez notre aide dédiée en cas de besoin.

Étape 4 : Exonération de la TVA

Le régime de la franchise en base de TVA est un dispositif qui vise à alléger les obligations fiscales de certaines entreprises. Si vous bénéficiez de ce dispositif en raison de votre statut ou de votre activité, pensez à paramétrer l’article d’exonération de la TVA par défaut dans vos Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Gestion de la TVA.

Si seuls quelques clients sont concernés, choisissez de leur affecter un article d’exonération spécifique à partir de leurs fiches Clients > onglet Attribution de valeurs par défaut (pour cela, il faudra au préalable activer l'Exonération de TVA depuis vos Paramètres, mais ne pas y définir d'article d'exonération par défaut).

Étape 5 : Vos fiches clients

En étape 1, vous avez complété le SIREN de votre société pour assurer l’émission et la réception de vos documents sur evoliz.

C’est maintenant au tour de vos clients professionnels et administrations publiques domiciliés en France ! Vérifiez que chacun d’eux dispose d’un SIREN correctement renseigné sur leur fiche. Ça se passe dans votre menu latéral gauche > Clients > Clients > cliquez sur le client concerné > onglet Infos générales.

D'autres champs sont également nécessaires : SIRET, TVA intracommunautaire, Adresse de livraison et Type.

⚡Pour gagner du temps sur cette action, vous pouvez également passer par une mise à jour Excel. On vous accompagne pas à pas, juste ici.

Étape 6 : Édition de vos factures

Pour indiquer clairement si votre document contient des Biens, des Services, ou les deux (Mixte), un nouveau champ doit à présent être renseigné : la Nature des opérations.

Ce champ apparaît lors de la saisie de vos factures, mais est aussi paramétrable par défaut pour gagner du temps éviter les erreurs à l'enregistrement : 

• rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Paramètres > onglet Documents et emails > Valeurs par défaut
• dans la section Nature des opérations, définissez une valeur pour vos Clients professionnels et Administrations publiques
• Enregistrez en haut à droite

La Nature des opérations sera remplie par défaut lors de chaque saisie de documents.

Bonnes pratiques 💡 

• Remplissez ce champ dès le premier document de vente (Devis ou Commande) afin que l’information soit reprise sur la totalité de votre flux de documents.
• Assurez-vous d'ajouter une nouvelle colonne à votre modèle d'import pour que la Nature des opérations soit bien intégrée à vos documents ! Vous pouvez aussi obtenir le modèle d'import standard, dans lequel cette colonne a bien été intégrée.

Étape 7 : Édition de vos avoirs

Il est maintenant essentiel que vos avoirs soient reliés à un document afin de conserver une trace dans la chaîne de facturation.

• Vous éditez vos avoirs directement depuis vos factures ? Alors aucun changement. La référence du document initial sera toujours reprise automatiquement ✅
• En revanche, si vous créez des avoirs depuis le menu Ventes > Avoirs, il faudra renseigner manuellement le numéro de la facture annulée : le champ N° de facture antérieure est maintenant là pour ça !

Vous l’aurez compris, pour gagner du temps, il est préférable d’enregistrer l’avoir directement depuis la facture concernée. N’hésitez pas à consulter notre page d’aide juste ici, pour plus de détails.

Étape 8 : Le format de vos documents

Cette étape est impérative pour émettre vos documents dans un format conforme à la Facturation Électronique. 

En effet, lorsque vous avez correctement configuré votre compte evoliz en suivant les étapes précédentes, toutes ces données doivent être appelées en bonne et due forme dans vos documents lorsqu'ils sont enregistrés. 

Pour cela, vous devez utiliser un modèle de document conforme (qui contient les valeurs dynamiques attendues pour la Facturation Électronique) et insérer les bonnes données dans votre Entête et votre Pied de page. 

🔍 Listes des éléments à checker : 

• Rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Paramètres > onglet Documents et emails > Entête et pied de page. Dans l’onglet Entête, assurez-vous que les valeurs dynamiques SIRET et SIREN sont bien présentes. Le cas échéant, ajoutez-les. Puis Enregistrez. 
• Le modèle de document utilisé doit comporter les valeurs dynamiques de l’IBAN et de la Nature des opérations. Ça se passe aussi dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Modèles de documents. Tout d'abord, assurez-vous que ces valeurs sont bien présentes sur votre modèle par défaut. Elles sont automatiquement intégrées sur le Modèle Dynamique (même en Personnalisation simple), mais ce n'est pas le cas des anciens modèles evoliz. Si elles ne le sont pas, ajoutez-les. Ensuite, vérifiez la conformité de votre modèle pour repérer les valeurs obligatoires manquantes. 

✅ Nos recommandations pour éditer des factures conformes et les émettre sans traquas : 

• utilisez le Modèle Dynamique par défaut : c'est notre modèle officiel, même en Personnalisation simple, il s’adapte à tous les besoins de la réforme. ET il s'y adaptera toujours.
• réinitialisez le contenu de votre Entête et de votre Pied de page afin d'obtenir toutes les valeurs exigées dans ces champs.

Vous avez effectué chacune des étapes ? Alors félicitations, votre compte est paré pour la Réforme de la Facturation Électronique ✅

Si ce n’est pas le cas, notez bien que ces changements sont obligatoires pour s’aligner avec la règlementation en vigueur pour l'émission de vos documents. Nous vous invitons donc à suivre les étapes dès que possible 💪 Notre Service Client reste disponible pour vous accompagner en cas de besoin.