Le logiciel de facturation evoliz permet de personnaliser l'ensemble des éléments liés à la numérotation de chaque document comptable (facture, devis, commande, bon de livraison et avoir). Cela comprend le Formatage du numéro de vos documents comptables (de la forme : Année - Année/Mois - Numéros) ainsi que les Options du numéro (le préfixe devant le numéro, les séparateurs et le compteur).
Le paramétrage de la numérotation est notamment utile lorsque vous changez d’outil. Cette fonctionnalité vous permet de garder une continuité et une unicité de tous vos documents comptables.
La numérotation des documents ne peut plus être modifiée en cours d’exercice, pour des raisons légales (norme NF203). En effet, la législation impose que la numérotation des factures soit chronologique, continue et sans rupture. À partir du moment où des documents sont créés dans le logiciel, il n’est donc plus possible de changer le format de numérotation jusqu’à l’exercice suivant.
💡 La seule possibilité est alors de réinitialiser les données existantes afin que la numérotation ne soit plus sollicitée par les documents. Pour rappel, vous pouvez réinitialiser vos données autant de fois que vous le souhaitez lors de votre période d'essai. Vous pouvez ensuite effectuer jusqu’à 5 réinitialisations dans les 30 jours qui suivent la souscription de votre abonnement.
Personnalisation du format de numérotation
Pour changer le préfixe et/ou modifier le type de numérotation des documents, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte > onglet Documents et emails > Numérotation.
Depuis cet onglet, vous allez personnaliser le format de numérotation pour chaque type de document créé dans evoliz : facture, devis, commande, bon de livraison, facture fournisseur, etc.
La numérotation des acomptes se base sur celle des factures, car légalement un acompte est une facture "intermédiaire" et doit donc conserver la structure des numéros de facture.
Plusieurs éléments sont paramétrables:
Le formatage du numéro : cet élément apparaîtra juste après le préfixe du document. Vous pouvez choisir de faire apparaître soit l’année en cours, soit l’année et le mois en cours, soit juste un compteur. Le numéro tiendra compte de la date de création du document pour renseigner l’année et le mois.
Bon à savoir
En choisissant le format Année, le compteur est remis à zéro en début d'année.
En choisissant le format Année / Mois (rupture fin d'année), le compteur est remis à zéro en début d'année.
En choisissant le format Numéros, le compteur n'est pas remis à zéro.
Le préfixe du numéro (caractères spéciaux autorisés : - _ + )
Les séparateurs, qui apparaissent entre le préfixe, l’année et le mois (caractères spéciaux autorisés : - _ + )
Le compteur, qui correspond au numéro à attribuer au prochain document créé. Ce champ est très utile si vous changez d’outil et que vous souhaitez reprendre votre numérotation à un moment précis.
La longueur du numéro
La dernière colonne “Exemple”, permet de visualiser le type de numérotation avant de l’enregistrer.
Bon à savoir
La numérotation temporaire est également paramétrable. Elle est utilisée pour les documents à l’état de brouillon. Dès qu’ils sont enregistrés, ils prennent leur numérotation définitive. Veillez à conserver un Préfixe qui vous permette d'identifier facilement vos documents en brouillon, et à ne pas utiliser un Préfixe déjà configuré pour vos autres types de documents.
Dès que vos changements sont effectués, il vous suffit alors de cliquer sur Enregistrer les modifications.
Pour reprendre l'historique depuis votre ancien outil, consultez la rubrique import.
Questions fréquentes
Quelles est la différence entre numérotation et année fiscale ?
Il est important de bien différencier la numérotation des factures et la prise en compte des documents pour le bilan :
- La numérotation suit l’ordre chronologique d’émission et doit être continue.
- La date du document, quant à elle, est celle qui sera retenue pour l’exercice comptable et fiscal.
- La façon de numéroter les pièces est indépendante de la période fiscale à laquelle elles appartiennent.
Faut-il justifier un changement de numérotation ?
evoliz est conçu pour assurer une numérotation conforme aux exigences légales. Nous assurons donc la traçabilité des modifications que vous apportez sur votre numérotation et votre période comptable.
Toute modification de la numérotation des factures doit être justifiable en cas de contrôle fiscal. Nous recommandons de prendre conseil auprès de votre expert-comptable et de documenter les changements effectués.
Quand puis-je modifier mon format de numérotation ?
Un utilisateur evoliz peut modifier son format de numérotation au début d'une nouvelle période fiscale, mais il ne pourra pas remettre son compteur à zéro manuellement pour éviter tout risque de doublon avec des factures déjà émises.
Même en ayant un exercice fiscal chevauchant deux années civiles, si l'utilisateur choisit un format "Année" ou "Année/Mois", la rupture (et donc la remise à zéro du compteur) se fera au 1er janvier.
Commentaires
0 commentaire
Cet article n'accepte pas de commentaires.