Le document de votre fournisseur arrive dans la Boîte de réception de la même façon que lorsque vous déposez vos justificatifs et créez vos nouvelles factures d'achat vous-même.
Grâce à la lecture automatique du fichier au format Factur-X, les détails essentiels de la facture ou de l'avoir fournisseur sont préremplis sur evoliz.
À l'ouverture du document, des champs sont verrouillés et ne peuvent, par conséquent, pas être modifiés.
Liste des champs verrouillés d'une facture d'achat électronique :
- Type de document
- Fournisseur
- N° document fournisseur
- Date du document
⚠️ Ces champs portent l'identité légale de la facture telle que le fournisseur l'a émise : ils restent verrouillés avant comme après validation.
Ce qu'il reste à faire sur une facture reçue
Facture À compléter 👉 renseignez les informations manquantes.
Facture À valider 👉 Vérifiez.
Tout est en ordre ? Validez. Si ce n'est pas le cas, Refusez.
Voici la liste des champs modifiables :
- Date d'échéance
- Mode de règlement
- Conditions de règlement
- Total TTC
- Classification
- Total TVA par classification
- Total HT par classification
- Analytique
- Libellé comptable
- Client concerné
- Date de début - date de fin
- Commentaires
Bonnes pratiques 💡
Les montants : le total TTC doit généralement correspondre à celui du document fournisseur. Il est recommandé de l'ajuster uniquement en cas de montant prépayé, prime etc. Les montants que vous enregistrez deviennent les montants de référence dans evoliz.
L'analytique : si cette fonctionnalité a été activée et rendue obligatoire, pensez à l'ajouter sur vos documents.
La classification : pour la génération de vos écritures comptables d'achats et une analyse plus complète de vos rapports, attribuez une classification.
Deux cas particuliers : deux informations
-
Un montant déjà réglé (prépayé) : un encadré grisé affiche un montant identifié et un restant dû.
⚠️ Il n'est pas déduit automatiquement et doit être retiré des totaux si nécessaire, pour qu'il ne soit ni réglé, ni comptabilisé deux fois.Exemple :
-
Un ou plusieurs documents antérieurs liés : les documents sont listés, avec un lien vers le document lorsqu'il est retrouvé de façon certaine dans votre compte.
Exemple :
Ce qui n'est pas possible
Il est impossible de supprimer une facture électronique. Dans certains cas, l'alternative peut être le refus.
Découvrez pourquoi et comment refuser une facture fournisseur ?
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas changer le fournisseur ?
Il n'est pas possible de changer le fournisseur. L'information a été lue et reprise du document électronique que le fournisseur vous a transmis lui-même.
Contactez-le ou consultez les motifs de refus.
Les montants sont faux, que faire ?
En cas d'erreur dans les montants, vous pouvez refuser la facture de votre fournisseur. Consultez les motifs de refus.
Comment supprimer une facture reçue par erreur ?
Il est impossible de supprimer une facture fournisseur électronique. Cependant, vous pouvez choisir de la refuser. Comment refuser une facture fournisseur ?
Le montant prépayé est-il déduit ?
Non, un montant prépayé n'est pas déduit automatiquement. Cependant, à la lecture de votre document, un montant prépayé peut être détecté sur une facture. Et pour aller plus loin, si un document antérieur a lui aussi pu être lu sur le Factur-X, il sera identifié. Ainsi, vous pouvez choisir de déduire ou non le montant prépayé de la facture finale.