Comment créer une nouvelle facture d’achat ?

Pour créer une nouvelle facture d’achat, rendez-vous dans le menu Achats puis Suivi des factures. Il existe deux possibilités de créer une nouvelle facture : par traitement automatique ou saisie manuelle.

Création via le traitement automatique

Étape 1 - Chargement des justificatifs d’achat dans la Boîte de réception

• Cliquez sur Déposer un justificatif en haut à droite
• Sélectionnez ensuite le type de document que vous souhaitez ajouter : Facture fournisseur, Avoir fournisseur ou Note de frais
• Ajoutez un ou plusieurs fichiers (maximum 10 documents par dépôt)
• Cliquez sur Déposer

Vous pouvez aussi facilement glisser-déposer vos fichiers dans le Suivi des factures d'achat (peu importe l'onglet dans lequel vous vous trouvez). Ils rejoignent directement la Boîte de réception en tant que factures fournisseurs.

Il existe également d’autres moyens pour collecter vos fichiers :

• L’appareil photo de l’application mobile
• Le transfert par l’email Boîte de réception
• Le dépôt par API
   

Étape 2 - Lecture et remplissage automatique des informations

À votre arrivée dans la Boîte de réception, tous les justificatifs sont présentés sous forme de cartes en vue Galerie (affichage par défaut) ou sont énumérés en vue Liste. 

Dès qu'un document est chargé dans la Boîte de réception, il prend le statut En traitement. Le système de lecture (OCR par IA) remplit les informations essentielles du document.

Le statut change et devient À compléter ou À valider.

Étape 3 - Modification et validation depuis la Boîte de réception

Le statut À compléter apparait dans la Boîte de réception lorsque des informations essentielles sont manquantes. 

Cliquez sur le bouton Compléter dans la carte ou sur la ligne ou ouvrez simplement le document pour renseigner les informations manquantes : 

Une fois les champs complétés, cliquez sur Valider ce document ou Valider et passer au suivant en bas à droite : 

À l'inverse, le statut À valider est automatiquement associé à votre document lorsque les champs obligatoires sont renseignés. Pour finir, validez donc votre facture d'achat en cliquant sur le bouton Valider : à l'ouverture de votre facture, depuis l'affichage Galerie ou sur les 3 petits points en bout de ligne de la vue Liste. 

La facture d'achat rejoint alors l'onglet À régler des Factures validées dans l'état Enregistré.

Saisie manuelle d’une facture d’achat

Depuis le menu Achats > Suivi des factures, cliquez sur le chevron à droite du bouton Déposer un justificatif puis sur Saisir une facture d’achat.

À la différence du traitement automatique, la saisie manuelle reprend toutes les étapes sur le même écran :

• Ajoutez votre justificatif d’achat
• Sélectionnez le type de document
• Complétez les informations
• Validez

Après validation, elle apparaitra dans l’onglet À régler des Factures validées et son état sera Enregistré.

La validation d'un document génère automatiquement un numéro de facture d'achat evoliz. Vous pouvez personnaliser la numérotation de vos documents d'achat en vous rendant dans Paramètres > onglet Document et emails > Numérotation. 

Les informations à renseigner sur une facture d'achat

Champs obligatoires :

• Fournisseur : Créez un nouveau fournisseur en cliquant sur + ou recherchez un existant
• Date du document : Renseignez la date à laquelle l’achat a été effectué
• Total TTC : Complétez le montant TTC global de la facture d’achat
• Total HT : Répartissez le montant HT par classification (catégorisation des achats)

• Libellé comptable : Vérifiez les informations reprises par défaut (nom du fournisseur et libellé des classifications d’achats)

Champs non obligatoires :

• Date d’échéance et conditions de règlement : Sélectionnez le délai ou la date fixés par le fournisseur pour régler sa facture
• Mode de règlement : Choisissez le moyen de paiement que vous utilisez pour la régler
• Analytique : Affectez et/ou ventilez un axe analytique (disponible uniquement en formule avancée 🚀)
• Classification : Catégorisez vos achats (fournitures, frais de déplacement etc.)
• N° document fournisseur : Renseignez la référence figurant sur la facture de votre fournisseur
• Client concerné : Indiquez qu’une facture est refacturable à l’un de vos clients
• Date de début et date de fin : Précisez, à titre indicatif, la période pendant laquelle cette facture se répercute (échéanciers, immobilisations etc.)
• Commentaires : Ajoutez des précisions supplémentaires

💡Bonne pratique

Afin de maîtriser le suivi des règlements fournisseur, vous pouvez définir le champ Date d’échéance comme étant obligatoire. Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > onglet Compte > Options de saisie. Dans la section Documents d’achat, cochez Rendre le champ obligatoire puis enregistrez en haut à droite.

La gestion régulière de vos factures d’achat vous permet un suivi approfondi des restants dus fournisseurs et donc d’anticiper votre trésorerie. Découvrez comment régler une facture d'achat.

Questions fréquentes