Dans evoliz, il est possible de créer des factures fournisseurs récurrentes, c’est-à-dire des factures générées automatiquement et périodiquement.
L'intérêt de gérer les achats récurrents est de créer rapidement toutes les factures et charges répétitives qui concernent votre activité.
En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez par exemple créer une facture fournisseur récurrente en ligne pour votre loyer, un achat récurrent pour votre téléphone pro ou encore une dépense périodique pour votre abonnement internet.
Création d’une facture fournisseur récurrente depuis le menu Récurrences
Pour créer une facture fournisseur récurrente, rendez-vous dans le menu Achats, puis dans le sous-menu Récurrences. Cliquez sur +Nouveau, en haut à droite de l’écran :
La page suivante est un écran de saisie de facture d'achat. Commencez par rechercher ou créer votre fournisseur et ajouter le Total TTC de votre facture récurrence puis Valider. Complétez ensuite les champs habituels d’une facture d'achat : Date, Montant HT, Classification d’achat, Conditions de règlement, etc.
En bas de page, vous allez trouver les éléments relatifs à la récurrence :
L’objet dynamique : Il s’agit de l’objet de la facture. Par défaut, ce sera le nom du fournisseur, suivi de la classification d’achats. Cet objet peut être modifié manuellement pour y ajouter du texte ou des valeurs dynamiques, en utilisant le menu déroulant au-dessus du champ “Objet”, ainsi que le bouton “Insérer”.
La périodicité : Par défaut, une facture par mois sera créée. Vous pouvez y indiquer une périodicité en jour, semaine, mois, année, etc.
Le nombre de répétition : Vous pouvez choisir une nombre de répétition infini, une date de fin ou un nombre fini de répétitions.
Les actions à réaliser : Les factures créées sont enregistrées par défaut mais peuvent être aussi être marquées comme Réglées automatiquement.
Enfin, la date de la prochaine échéance.
Complétez les champs ci-dessus en fonction de vos besoins, puis validez la récurrence en haut à droite de la fenêtre.
Comment modifier une facture fournisseur récurrente en ligne ?
En cas d'erreur ou de mise à jour d'un achat récurrent, vous pouvez modifier rapidement une facture fournisseur récurrente.
Depuis le menu Achats > Récurrences, recherchez la récurrence liée et ouvrez la facture fournisseur sur laquelle vous souhaitez apporter des modifications. Cliquez sur Modifier en haut à droite. Il vous sera alors demandé de confirmer si vous souhaitez modifier cette facture fournisseur et toutes les prochaines.
Comment consulter la liste de vos récurrences ?
Dans le menu Achats puis sous-menu Récurrences, vous accédez au listing des récurrences liées à vos achats récurrents en ligne par rapport à tous vos fournisseurs :
La colonne Facture fournisseur reprend le numéro de la facture initiale depuis laquelle la récurrence a été paramétrée. Il s'agit de la facture qui sert de modèle pour générer toutes les factures suivantes (appelée aussi facture maitre). Les autres colonnes reprennent les informations principales liées aux récurrences : Fournisseur, Totaux, État de la récurrence, Dernière et Prochaine échéance, nombre d'occurrence, la fréquence à laquelle se répète la récurrence et sa date de fin.
Si besoin, vous avez la possibilité de télécharger un export Excel au format xls, xlsx ou csv afin d'obtenir sous forme de tableur le détail des récurrences d'achats.
Comment modifier ou supprimer une récurrence en ligne ?
En cliquant sur une des lignes des récurrences de facture fournisseur, vous pouvez alors modifier les critères de la récurrence. Les paramètres sont les mêmes qu'à la saisie d'une dépense récurrente en ligne :
De plus en dessous des informations spécifiques à la récurrence vous avez accès à la liste des factures fournisseurs liées.
Pour mettre fin à une récurrence en ligne, il vous suffit de cliquer sur le bouton Terminer (dans les 3 petits points en haut à droite) ou bien le bouton Supprimer pour supprimer définitivement la récurrence d'achat.