Le logiciel de gestion des achats en ligne regroupe plusieurs documents comptables tels qu'une facture d'achat en ligne, un bon de commande fournisseur, un bon de réception en ligne ou encore les règlements des achats et avoir fournisseur en ligne.
Depuis l'application de gestion l'utilisateur peut exporter ses achats au format excel (xls, xlsx, csv) afin de faire par exemple une analyse plus fine des données ou effectuer une sauvegarde du listing affiché.
Une sauvegarde globale des données est aussi possible depuis vos Paramètres, onglet Gestion des données, Sauvegarde des données.
Astuce 💡
Si vous souhaitez exporter uniquement l'entête de vos achats (sans le détail des lignes), rendez-vous dans vos Paramètres, onglet Gestion des données, Options d'import et d'export, choisissez Document seul puis Enregistrez.
Depuis un listing de documents, vous pouvez effectuer un export en cliquant sur les 3 points verticaux en haut à droite puis en choisissant votre format. C'est valable pour vos commandes fournisseurs, vos bons de réception, vos factures d'achat, vos règlements et avoirs.
Pour faire un export sous excel d'un fournisseur spécifique ou par exemple sur une période précise, utilisez les différents filtres (Etat, Devise, Utilisateur, Période, etc.) ou le champ de recherche mis à votre disposition dans le logiciel de facturation en ligne. Ce mode de fonctionnement des exports en excel est valable pour tous les listings.
Questions fréquentes
Comment télécharger le justificatif d'une facture fournisseur ?
Pour télécharger le fichier PDF lié à votre facture fournisseur, il faut vous rendre sur votre document. Rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Achats > Suivi des factures d'achat > onglet Toutes. Cliquez sur la référence de la facture fournisseur, puis sur l'onglet Documents liés : cliquez sur le nom du fichier pour le télécharger automatiquement.
Comment récupérer les justificatifs de mes factures fournisseur en masse ?
Tout d'abord, il vous faut vérifier vos paramètres comptables :
- Depuis votre menu latéral gauche, rendez-vous dans vos Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Paramètres comptables
- Sélectionnez l'onglet Options d'export, puis descendez à la section Format d'export
- Cochez d'abord Fichier dans Format d'export des pièces comptables, puis Tous les fichiers dans Export des fichiers.
Ensuite, procédez à l'export :
- Depuis votre menu latéral gauche, rendez-vous dans Comptabilité > Journal d'achat
- Sélectionnez la période sur laquelle vous souhaitez récupérer les justificatifs, en haut à droite
- Cliquez sur le bouton Exporter les écritures > Excel.xls
Sur votre ordinateur, un fichier .zip se télécharge, vous devez l'extraire : vous pourrez l'ouvrir et ainsi retrouver tous vos justificatifs.
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