Comment importer mes factures ?

L’import de factures vous permet de :

• reprendre l’historique de votre ancien outil, pour assurer la continuité dans Evoliz ;
• ou créer en masse plusieurs factures, notamment si vous avez travaillé hors ligne ou sans accès direct à l’application.

Avant d'importer vos factures, assurez-vous d'avoir créé ou importé vos clients. 

👉 Comment importer mes clients ? 

Si vous avez activé le module de dématérialisation fiscale, les factures importées seront automatiquement signées et certifiées électroniquement.

Importer vos factures

L'import des factures suit la procédure habituelle d’Evoliz, avec quelques spécificités propres à ce type de document. à savoir :

1. La préparation et l’ajout de votre fichier (format .xlsx, .xls, .csv ou .ods)
2. Le renseignement des champs obligatoires (N° facture externe, Date facture, Code client, Conditions de règlement, Désignation, Qté, PU HT)
3. Le dépôt de votre fichier dans l’interface d’import, via la reprise de données et ou la liste des articles
4. L’association des données et la vérification des correspondances entre les colonnes de votre fichier et celles attendues par Evoliz
5. Et enfin, l’import.

Si vous n’êtes pas familier avec cette démarche, nous vous recommandons de consulter l’aide dédiée 👉 Comment fonctionnent les imports dans Evoliz ?

Points clés à connaître

Numéro de facture externe (colonne A)

Ce numéro correspond à celui de votre ancien outil. Evoliz générera un nouveau numéro automatiquement, mais conservera l’ancien dans les informations de la facture.

Ce numéro externe est également utilisé pour lier vos paiements à leurs factures lors de l'import d'un historique de règlements.

👉 Comment importer un historique des paiements ?

Code client (colonne C)

Il doit correspondre exactement au code client enregistré dans Evoliz.

Pour simplifier l’import, vous pouvez réutiliser les codes de votre ancien logiciel lors de l’import initial des clients.

Calcul automatique des montants

Les colonnes TVA, Total HT, Total TVA et Total TTC sont automatiquement calculées en Euro par Evoliz.

En cas d’erreurs à l’import

Lors de la validation, un rapport vous signale les lignes en erreur. Voici les cas les plus fréquents :

• Les colonnes d’entête ne sont pas identiques sur toutes les lignes d’une facture (incohérence entre lignes)
• Le code unité n'existe pas dans votre compte (une liste de valeurs est proposée)
• Les conditions de règlement ne sont pas reconnues (la liste des options disponibles s'affiche)
• Le numéro de facture externe est déjà utilisé (chaque facture doit avoir un identifiant unique)

Vérification et import final

Une fois toutes les erreurs corrigées et le fichier réimporté, cliquez sur Importer les données.

Les factures sont immédiatement disponibles dans Evoliz, dans l’état Enregistré. Cliquez sur le menu factures pour les consulter.

Cas particuliers

Importer des factures en masse

Si vous saisissez plusieurs factures similaires, sans qu’elles proviennent d’un autre outil, vous pouvez renseigner une valeur générique dans la colonne N° facture externe, et la répéter sur chaque ligne d’une même facture.

Veillez à ne pas utiliser la même valeur pour deux factures différentes.

Importer des factures en mode Brouillon

Pour plus de flexibilité, vous pouvez choisir d’importer les données en mode Brouillon. Cela vous permet de vérifier les documents avant de les enregistrer définitivement (une fois enregistrée, votre facture est inaltérable et ne peut être modifiée).

Cette option est disponible lors de la validation finale de l’import.