Comment fonctionnent les imports dans Evoliz ? – Evoliz centre d’aide

Tous les imports de l’application (clients, articles, prospects, fournisseurs, factures de ventes, factures d'achats, etc.) peuvent être réalisés aux formats .xlsx, .xls, .csv ou .ods.

Deux méthodes d’imports possibles

Effectuer une reprise d’historique guidée

Cette méthode vous accompagne dans la réalisation de vos imports afin de structurer votre reprise de données dans le bon ordre, étape par étape.

Rendez-vous sur Paramètres > Gestion des données > Reprise d’historique.

Trois onglets sont à votre disposition :

les imports liés à vos ventes : clients, contacts clients, devis, factures…
les imports liés à vos achats : fournisseurs, contact fournisseurs, dépenses…
les imports liés à la banque et comptabilité : analytique (si activé), classifications, affectations…

Importer depuis une liste

Cette méthode vous permet d’importer directement depuis la liste concernée : liste des clients, liste des factures etc…

Si aucune donnée n’est encore enregistrée, cliquez sur le bouton Importer… visible sur la page.
Si des données existent déjà, cliquez sur les ⋮ (en haut à droite) et sélectionnez Import Excel.

Importer vos données

Pré requis

Avant tout import, assurez-vous d’avoir renseigné les paramétrages essentiels. Parmi eux, certains sont même obligatoires :

les taux de TVA depuis les Paramètres > Gestion et comptabilité > Taux de TVA collectée
les codes de classifications depuis les Paramètres > Gestion et comptabilité > Classifications de vente et/ou Classifications d’achat
Vous pouvez également ajouter d’autres éléments propres à votre activité (mode de paiement, …) qui viendront compléter vos imports.

Étape 1 : Ajoutez votre fichier

Deux options s’offrent à vous pour l’ajout de votre fichier de données :

Télécharger un modèle d’import Evoliz : cliquez sur Obtenir le modèle d’import standard, choisissez le format souhaité (Xls, Xlsx ou .Ods) et copiez vos données dans la structure fournie pour garantir la compatibilité.
Utiliser votre propre fichier : assurez-vous qu’il contient une ligne d’en-tête et respecte les champs obligatoires définis pour l’import (signalés par une * ou listés dans l’encadré bleu).

Une fois votre fichier ajouté dans la zone prévue à cet effet, cliquez sur Ajouter les données

Bon à savoir

Lorsque vous effectuez un import, certaines données sont dépendantes les unes des autres. Par exemple, une facture ne pourra être importée si le client pour qui elle a été créé est absent sur votre compte. Les clients seront donc le premier import à effectuer.

Étape 2 : Associez vos colonnes

Commencez par vérifier que le modèle d’import choisi est le bon.

En effet, plusieurs modèles d’import sont disponibles sur le logiciel :

Modèle standard : basé sur les colonnes par défaut d’Evoliz
Modèle personnalisé : lorsque vous souhaitez retrouver le mapping réalisé dans un précédent import (que vous avez pris soin de sauvegarder)
Modèle vide : pour une correspondance manuelle en repartant de zéro

Associez ensuite chaque colonne de votre fichier à celles attendues par Evoliz. Ce « mapping » permet d’identifier quelles données importer dans les bons champs du logiciel.

Pour finaliser l’import, toutes les colonnes obligatoires doivent être renseignées. Elles sont signalées par une * et listées en haut du tableau. Répétez l’opération pour chacune des colonnes que vous souhaitez importer.

À savoir : dans votre modèle d’import Evoliz, les champs sans mention sont facultatifs, les champs “non traités” ne seront pas pris en compte.

Étape 3 : Vérifiez et validez l’association

Une fois les correspondances effectuées et les champs obligatoires renseignés, vous pouvez enregistrer la configuration pour vos prochains imports. Elle sera reconnue comme modèle personnalisé.

Cliquez ensuite sur Vérifier l’association des données. Vous verrez alors toutes les lignes prêtes à être importées. Si des erreurs subsistent, corrigez votre fichier et effectuez un nouvel import.

Lorsque votre fichier a été traité, cliquez sur Importer les données

Un message d’opération réussie vous confirme la réussie de votre import.