Comment créer une nouvelle facture d’achat ? – Evoliz centre d’aide

Pour créer une nouvelle facture d’achat, rendez-vous dans le menu Achats puis Suivi des factures. Il existe deux possibilités de créer une nouvelle facture : par traitement automatique ou saisie manuelle.

Création via le traitement automatique

Étape 1 - Chargement des justificatifs d’achat dans la Boîte de réception

Cliquez sur Déposer un justificatif en haut à droite
Sélectionnez ensuite le type de document que vous souhaitez ajouter : Facture fournisseur, Avoir fournisseur ou Note de frais
Ajoutez un ou plusieurs fichiers (maximum 10 documents par dépôt)
Cliquez sur Déposer

Bon à savoir

Si vous souhaitez importer, à la fois des factures fournisseurs, des avoirs fournisseurs et des notes de frais, vous pouvez les déposer en 3 temps ou choisir de modifier le type de document ultérieurement.
Quelle que soit la source utilisée, le logiciel considère qu’un fichier est une seule et même facture. Veillez donc à importer vos documents facture par facture.

Il existe également d’autres moyens pour collecter vos fichiers :

L’appareil photo de l’application mobile
Le transfert par l’email Boîte de réception
Le dépôt par API

Étape 2 - Lecture et remplissage automatique des informations

Dès que votre document est chargé dans la Boîte de réception, il prend alors le statut En traitement. Le système de lecture (OCR par IA) remplit les informations essentielles du document.

Le statut change et devient À compléter ou À valider.

Étape 3 - Modification et validation depuis la Boîte de réception

Le statut À compléter apparait dans la Boîte de réception lorsque des informations essentielles sont manquantes.

Cliquez sur la ligne du document pour l’ouvrir. Dans l’onglet Récapitulatif, choisissez de Modifier les informations pour éditer les champs.

Une fois les informations complétées, cliquez sur Modifier et valider en bas à droite.

À l'inverse, le statut À valider est automatiquement associé à votre document lorsque les champs obligatoires sont renseignés. Pour finir, validez votre facture d'achat : soit après l'ouverture de votre facture ou alors en cliquant sur les 3 petits points en bout de ligne.

La facture d'achat rejoint alors l'onglet À régler dans l'état Enregistré.

Bon à savoir
Pensez à ajouter une classification sur une facture d’achat liée à un nouveau fournisseur. Elle lui sera automatiquement attribuée sur son prochain document.

Une page dédiée au paramétrage des classifications est disponible juste ici.

Saisie manuelle d’une facture d’achat

Depuis le menu Achats > Suivi des factures, cliquez sur le chevron à droite du bouton Déposer un justificatif puis sur Saisir une facture d’achat.

À la différence du traitement automatique, la saisie manuelle reprend toutes les étapes sur le même écran :

Ajoutez votre justificatif d’achat
Sélectionnez le type de document
Complétez les informations
Validez

Après validation, elle apparaitra dans l’onglet À régler et son état sera Enregistré.

La validation d'un document génère automatiquement un numéro de facture d'achat evoliz. Vous pouvez personnaliser la numérotation de vos documents d'achat en vous rendant dans Paramètres > onglet Document et emails > Numérotation.

Les informations à renseigner sur une facture d'achat

Champs obligatoires :

Fournisseur : Créez un nouveau fournisseur en cliquant sur + ou recherchez un existant
Date du document : Renseignez la date à laquelle l’achat a été effectué
Total TTC : Complétez le montant TTC global de la facture d’achat
Total HT : Répartissez le montant HT par classification (catégorisation des achats)

Bon à savoir
Le total TVA est automatiquement calculé par rapport aux montants HT et TTC renseignés. Vous pouvez aussi opter pour la saisie en TVA, en vous rendant dans Paramètres > onglet Compte > Options de saisie. Dans la section Documents d’achat > Mode de saisie, cochez En TVA puis Enregistrez en haut à droite.

Libellé comptable : Vérifiez les informations reprises par défaut (nom du fournisseur et libellé des classifications d’achats)

Champs non obligatoires :

Date d’échéance et conditions de règlement : Sélectionnez le délai ou la date fixée par le fournisseur pour régler sa facture
Mode de règlement : Choisissez le moyen de paiement que vous utilisez pour la régler
Analytique : Affectez et/ou ventilez un axe analytique (disponible uniquement en formule avancée 🚀)
Classification : Catégorisez vos achats (fournitures, frais de déplacement etc.)
N° document fournisseur : Renseignez la référence figurant sur la facture de votre fournisseur
Client concerné : Indiquez qu’une facture est refacturable à l’un de vos clients
Date de début et date de fin : Précisez, à titre indicatif, la période pendant laquelle cette facture se répercute (échéanciers, immobilisations etc.)
Commentaires : Ajoutez des précisions supplémentaires

💡Bonne pratique

Afin de maîtriser le suivi des règlements fournisseur, vous pouvez définir le champ Date d’échéance comme étant obligatoire. Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > onglet Compte > Options de saisie. Dans la section Documents d’achat, cochez Rendre le champ obligatoire puis enregistrez en haut à droite.

La gestion régulière de vos factures d’achat vous permet un suivi approfondi des restants dus fournisseurs et donc d’anticiper votre trésorerie. Découvrez comment régler une facture d'achat.