Un compte conforme à la Facturation Électronique en 7 étapes

La Réforme de la Facturation Électronique (RFE), on pourrait se dire que c’est loin, et pourtant, elle arrive à toute vitesse. Anticipez les changements légaux attendus pour être opérationnel(le) le jour J : on fait le tour (ensemble), de vos informations, paramétrages et flux de documents.

Étape 1 : Vos informations administratives

Le SIRET vs le SIREN, ça vous parle ? Le SIREN est l’identifiant national unique d’une entreprise (attribué par l’INSEE). Le SIRET quant à lui, correspond à l’un des établissements de cette entreprise : il peut donc changer lors d’un déménagement par exemple.

Ces deux informations doivent être dûment complétées dans le format attendu, alors c’est parti ! Rendez-vous dans vos Paramètres > Société > onglet Infos administratives :

• Assurez-vous que le champ SIRET soit bien composé de 14 chiffres (aucune lettre ou espace) et corrigez le en cas de besoin.
• Le champ SIREN sera généré automatiquement à partir de votre SIRET : si les informations ne sont pas correctes (9 premiers chiffres de votre SIRET), corrigez le champ SIRET.

Cas spécifiques 👀 Votre entreprise est en cours d’immatriculation ou n’est pas domiciliée en France ? Cochez “En cours d’immatriculation” sous le champ SIRET.

Ces informations doivent être renseignées et correctes, mais également bien visibles sur vos documents PDF. Rendez-vous dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Entête et pied de page. Dans l’onglet Entête, insérez les valeurs dynamiques SIRET et SIREN puis Enregistrez. Vous pouvez aussi cliquer sur Réinitialiser pour rétablir l’entête par défaut avec les bonnes valeurs.

Étape 2 : Vos informations bancaires

L’utilisation du mode de paiement Virement sur vos documents de ventes doit maintenant respecter un certain cadre, sous peine de vous exposer à un rejet de la part du Portail Public de Facturation (PPF) :

• Le champ IBAN doit être renseigné (et correct) dans le Compte bancaire définit comme Banque principale (autrement dit, celui dont les informations seront utilisées par défaut). Vérifiez et complétez cette information depuis vos Paramètres > onglet Banque > Comptes bancaires.

• Le modèle de document utilisé doit comporter la valeur dynamique de l’IBAN. Utilisez le Modèle Dynamique (que vous pouvez peaufiner en Personnalisation simple) pour vous assurer d’éditer des documents toujours aux normes attendues. Ça se passe aussi dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Modèles de documents > choisissez Modèle Dynamique pour vos Factures.

   

Étape 3 : La numérotation de vos documents

Pour assurer le flux de facturation et éviter un refus systématique de vos factures de la part du PPF, la numérotation de vos documents doit aussi répondre aux exigences légales. Alors oui, c’était déjà le cas, mais la norme limite maintenant l’utilisation de certains caractères spéciaux, dans le préfixe et au niveau des séparateurs.

Quels sont les caractères valides ? Les voici :

• le tiret : "-"
• le tiret bas (underscore) : "_"
• le signe plus : "+"

Si le format actuel de vos documents respecte déjà ces critères, alors vous pouvez passer cette étape ✅

Que faire si votre numérotation comprend d’autres caractères (par exemple : / @ . # °) ?

La modification du préfixe sera possible uniquement à la fin de votre période comptable et obligatoirement avant l’édition des premiers documents.

• Vérifiez, dès maintenant, la période comptable que vous avez défini sur votre compte depuis vos Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Paramètres comptables.
  💡 Si vous craignez d’oublier de mettre à jour votre numérotation, planifiez un rappel dans votre agenda !
• Mettez à jour le préfixe de votre format de numérotation le moment venu, dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Numérotation. Consultez notre aide dédiée en cas de besoin.

Étape 4 : Édition de vos factures

Pour indiquer clairement si votre document contient des Biens, des Services, ou les deux (Mixte), un nouveau champ doit à présent être renseigné : la Nature des opérations.

Assurez-vous que cette information soit reprise sur les PDF de vos documents en utilisant le Modèle Dynamique par défaut dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Modèles de documents. 

Bonne pratique 💡 Remplissez ce champ dès le premier document de ventes (Devis ou Commande) afin que l’information soit reprise sur la totalité de votre flux de documents.

Étape 5 : Édition de vos avoirs

Il est maintenant essentiel que vos avoirs soient reliés à un document afin de conserver une trace dans la chaîne de facturation.

• Vous éditez vos avoirs directement depuis vos factures ? Alors aucun changement. La référence du document initial sera toujours reprise automatiquement ✅
• En revanche, si vous créez des avoirs depuis le menu Ventes > Avoirs, il faudra renseigner manuellement le numéro de la facture annulée : le champ N° de facture antérieure est maintenant là pour ça !

Vous l’aurez compris, pour gagner du temps, il est préférable d’enregistrer l’avoir directement depuis la facture concernée. N’hésitez pas à consulter notre page d’aide juste ici, pour plus de détails.

Étape 6 : Vos fiches clients

En étape 1, vous avez complété le SIREN de votre société pour assurer l’émission et la réception de vos documents sur evoliz.

C’est maintenant au tour de vos clients professionnels et administrations publiques domiciliés en France ! Vérifiez que chacun d’eux dispose d’un SIREN correctement renseigné sur leur fiche. Ça se passe dans Clients > onglet Infos générales.

Pour gagner du temps sur cette action, vous pouvez également passer par une mise à jour Excel. On vous accompagne pas à pas, juste ici.

Étape 7 : Exonération de la TVA

Le régime de la franchise en base de TVA est un dispositif qui vise à alléger les obligations fiscales de certaines entreprises. Si vous bénéficiez de ce dispositif en raison de votre statut ou de votre activité, pensez à paramétrer l’article d’exonération de la TVA par défaut dans vos Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Gestion de la TVA.

Si seuls quelques clients sont concernés, choisissez de leur affecter un article d’exonération spécifique à partir de leurs fiches Clients > onglet Attribution de valeurs par défaut.

👉 Vous avez effectué chacune des étapes ? Alors félicitations, votre compte est prêt pour la Réforme de la Facturation Électronique ✅

Si ce n’est pas le cas, notez bien que ces changements (pour le moment optionnels), seront très prochainement obligatoires pour s’aligner avec la règlementation en vigueur. Nous vous invitons donc à suivre les étapes dès que possible 💪 Notre Service Client reste disponible pour vous accompagner en cas de besoin.