Comment faire une facture en ligne sur Evoliz ?

Pour débuter la création d'une nouvelle facture depuis votre compte Evoliz, deux options sont possibles : 

• sur votre Tableau de bord, cliquez sur + Nouvelle Facture en haut de page
• dans le menu Ventes > Factures, cliquez sur + Nouveau en haut à droite

Champs à compléter pour la saisie de facture

Certaines informations sont nécessaires pour la création de votre document. Ces champs obligatoires sont indiqués en gras :

• Client (en haut à droite) est l'information à remplir en priorité : vous pouvez rechercher un client existant dans la liste déroulante ou en créer un nouveau via +Nouveau.
• Date facture (en haut à gauche) est automatiquement complété avec la date du jour. Vous pouvez modifier cette information en fonction de vos besoins.
• Conditions de règlement (en haut à gauche) disposent de nombreuses options via la liste déroulante. Personnalisez cette information en choisissant Autre condition ou Saisir une date.

D'autres champs peuvent être utiles mais ne sont pas obligatoires pour créer votre facture :

• Objet, c’est le titre de votre facture, il apparaîtra entre l'entête et les lignes de votre document.
• Mode de paiement permet de choisir parmi une liste prédéfinie le moyen de paiement que vous souhaitez pour cette facture. Cette information peut également être renseignée par défaut via les Valeurs par défaut de vos Paramètres.

La numérotation de votre facture n'est pas personnalisable au moment de l'édition. Les numéros s’incrémenteront automatiquement, afin d’avoir une numérotation unique, chronologique, continue et sans rupture, conformément à la loi française. Vous pouvez cependant personnaliser le type de numérotation, en début de période fiscale uniquement, depuis vos Paramètres > onglet Documents et emails > Numérotation.

Ajout de lignes d’articles sur votre facture de vente

Cliquez dans le champ Réf. pour afficher les options et commencer à ajouter du contenu à votre document. 

Votre article est déjà dans votre catalogue

Cliquez sur Rechercher dans le catalogue pour choisir votre article ou sélectionnez directement les articles proposés en fonction des caractères que vous aurez tapé. Tous les champs de votre ligne s'implémenteront en fonction du contenu que vous avez enregistré.

C'est un nouvel article

Vous pouvez l'ajouter à votre catalogue depuis votre facture afin de le réutiliser plus facilement lors de vos prochaines édition : cliquez sur + Ajouter un article au catalogue.

Si vous ne comptez pas le réutiliser, remplissez manuellement le champ Réf., ainsi que tous les autres :

• Désignation : ce champ est un éditeur de texte, vous pouvez donc écrire directement dedans ou y copier coller votre contenu, puis y apposer la mise en forme de votre choix (mettre en gras, souligner, insérer des listes, etc.).

• Qté : vous pouvez personnaliser l'unité pour indiquer la quantité de votre article, via la petite flèche à droite du champ. Si vous ne renseignez pas ce champ, il sera automatiquement renseigne avec une quantité de 1.

  Bon à savoir

  Vous pouvez renseigner jusqu'à 4 décimales après la virgule pour vos quantités.

• PU HT / PU TTC : le menu déroulant au dessus du champ permet de choisir le mode de saisie de la facture: soit en HT, soit en TTC. Ce paramétrage peut être modifié par défaut, depuis vos Paramètres > onglet Compte > Options de saisie.

• Remise : appliquez la remise de votre choix spécifiquement pour cette ligne d'article, en euros ou en pourcent. Vous pouvez aussi appliquer une remise sur l'ensemble de votre document, via le champ Remise globale après la liste de vos articles.

• % TVA : choisissez le taux de TVA à appliquer à la ligne d’article. La liste de taux fait apparaître les taux standards applicables en France mais peut être personnalisée depuis vos Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > Taux de TVA collectée.

• Classification : la classification correspond à la “famille” de vente à laquelle l’article ou la prestation appartient. Il s’agit d’une information importante puisque cela conditionnera certains rapports de vente ainsi que le journal de vente si vous tenez votre comptabilité avec Evoliz.

Pour ajouter plusieurs articles, cliquez sur + Ajouter une ligne (en bas de liste, ou entre vos lignes au survol de la souris) ou sur les 3 petits points à droite de l'une de vos lignes pour l'ajouter en-dessous de cette dernière. Procédez ensuite de la même façon.

Autres types de lignes

Vous pouvez également ajouter de nouveaux types de lignes, telles que des lignes de texte, des lignes de groupe (qui permettent d’ajouter des groupes d’articles), des lignes de sous-totaux ou des sauts de page. Pour cela, cliquez sur la flèche à droite du bouton + Ajouter une ligne (disponible en bas de page, ou entre vos lignes au survol de la souris), ou sur les 3 petits points à droite d'une ligne, puis sélectionnez le type de ligne à ajouter :

Ajout des mentions obligatoires :

En bas de page de votre document, vous pouvez activer plusieurs mentions en fonction de vos besoins :

• Taux de pénalité
• Taux d’escompte
• Frais de recouvrement
• Date d'exécution
• Conditions générales de vente

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Ajout de commentaires

Pour apporter des informations supplémentaires à votre factures, remplissez manuellement le champ Commentaires.

Vous pouvez également paramétrer des commentaires prédéfini pour les sélectionner dans une liste déroulante, ou dynamiques afin qu'ils s'activent automatiquement en fonction du moyen de paiement sélectionné sur votre document.

Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Brouillon en haut à droite ou sur Enregistrer définitivement via la flèche à droite du bouton :

Les informations de votre facture apparaitront à gauche, tandis qu'un aperçu PDF apparaîtra à droite de votre écran.

L’état de la facture apparaît dans la barre d’avancement, en haut de l’écran :

Vous pouvez maintenant envoyer votre facture par email, par courrier, l’imprimer, la télécharger, la copier, tracker l’ouverture de vos mails, et bien plus encore !

Pour personnaliser vos documents en ajoutant votre logo ainsi qu’un arrière-plan, ou bien adapter le modèle de façon plus détaillée, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte > onglet Documents et emails > Modèles de documents.