La facturation à l’avancement permet de créer les factures de situation d’un chantier (entre autres) et de gérer l’étalement des règlements dans le temps. Ce mode de facturation est traditionnellement utilisé par les entreprises du secteur du BTP.
Ce type de facturation est disponible avec evoliz, et permet de quantifier l’avancement, de façon globale ou détaillée.
Création d’une facture d’avancement
Les factures de situation ou d’avancement peuvent être créées dans evoliz à partir d’un devis ou d'une commande. Une fois le devis ou la commande créée et enregistrée, il suffit d’utiliser le bouton d’action en haut à droite de la page pour Débuter une facture de situation :
Vous configurez alors le format des factures qui seront éditées au cours de cette situation, ainsi que la méthode de déduction des acomptes qui vous convient, si vous en avez saisi sur votre devis ou commande (sélectionnez les différentes options de déduction pour un aperçu explicatif) :
Lorsque vous créez la première facture de situation, il n'est plus possible de :
facturer dans l’autre mode (par exemple, si j’établis une première facture de situation globale, je ne pourrai plus faire de situation détaillée pour ce chantier)
saisir des acomptes supplémentaires sur votre devis ou commande (il faudra saisir tous vos acomptes avant de créer la première facture de situation)
Fonctionnement d'une situation globale
Une situation globale permet d’indiquer l’état d’avancement pour la globalité de la facture : en bas de page de votre saisie de facture, vous pourrez indiquer soit l’avancement global du chantier, soit l’avancement de cette situation en particulier.
Exemple : si je renseigne 30% dans le champ Avancement situation, alors le champ Avancement global gagnera lui aussi +30%. Si à l'inverse, je fais passer mon Avancement global de 20 à 50%, alors le logiciel indiquera 30% dans le champ Avancement situation.
Fonctionnement d'une situation détaillée
Une situation détaillée permet d’indiquer un état d’avancement pour chaque ligne de facture : les notions d'avancement Global et de Situation se situent à droite de chaque ligne.
Décompte général de vos situations
Un décompte général est lié à chaque facture de situation, à la suite du contenu de la facture. On y retrouve le détail de chaque facture, avoir, acompte(s) et encaissement relatifs au chantier.
Il est possible de créer autant de situations que nécessaire : depuis la commande ou le devis initial, ou depuis l'une des situations existantes, via l'option Poursuivre la situation :
Chaque situation est automatiquement numérotée dans le champ Objet du document :
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Lorsque l’avancement atteint 100% il n'est plus possible de créer de nouvelles factures de situation à partir du devis.
Questions fréquentes
Est-il possible de ne pas déduire l'acompte sur ma facture de situation ?
Vous avez facturé un acompte à votre client, mais vous ne souhaitez pas le déduire immédiatement sur votre première facture de situation. Rassurez-vous : d'un point de vue comptable, il n'y a aucune obligation de le faire ! La gestion de l'acompte dépend de votre organisation, du suivi de vos restants dus et des pratiques validées avec votre comptable.
Pour vous laisser le contrôle total de votre facturation, evoliz s'adapte à votre méthode de travail. Vous avez le choix :
Déduire l'acompte dès la première facture de situation.
Le déduire progressivement (au prorata) sur chaque situation.
Attendre la facture finale (le solde) pour déduire l'intégralité de l'acompte en une seule fois.
Que faire si un acompte a déjà été déduit par erreur ?
Si une facture d'acompte a déjà été liée à votre devis/commande et que vous ne souhaitez finalement pas la déduire de vos situations, il est impératif de nettoyer vos écritures comptables. La méthode simple pour repartir sur une base saine :
Annulez la facture d'acompte existante en générant un avoir total.
Copiez votre devis (ou votre commande) initial.
Repartez de cette copie pour lancer votre nouvelle facturation de situation, sans y lier d'acompte.