Comment faire une relance client sur une facture ?

Commencez par visualiser l'ensemble de votre liste de factures en retard de paiement dans la section Relances > Retards de paiement de votre menu latéral de gauche. 

Créer une relance client manuelle

Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour créer votre relance.

Depuis la liste des factures en retard de paiement

Au survol de la ligne de votre facture à relancer, choisissez Relancer à droite. 

La création de votre relance repose sur plusieurs données : 

• d'abord le choix de l'expéditeur : il peut s'agir de votre adresse email habituelle que vous avez connectée à Evoliz ou de l'adresse par défaut notification@evoliz.com 
• choisissez ensuite le destinataire : le contact renseigné sur la facture est automatiquement pré rempli. S'il n'y en a pas, à vous de décider. 
• choisissez un modèle d'email de relance.
  Votre modèle favori est paramétré par défaut. Vous pouvez apporter des modifications au texte ainsi qu'à l'objet, ajouter ou retirer des valeurs dynamiques selon votre besoin. Attention, les changements seront uniquement pris en compte pour l'envoi de la relance en cours, le modèle enregistré dans vos paramètres ne sera pas modifié.

Lors de la création de votre relance, vous avez un aperçu rapide de l'historique des relances envoyées et des modèles qui ont été utilisés en amont. Cela vous permet de savoir où vous en êtes et d'adapter votre stratégie de relance.

Une fois l'ensemble des champs remplis, la relance peut être : envoyée par email / enregistrée / envoyée par courrier

Depuis la facture

Lorsque vous êtes sur l'interface de votre facture à l'état Impayé, un menu déroulant est désormais disponible sur l'action Entrer un paiement. Déroulez ce menu, et choisissez Créer une relance. Suivez les étapes comme indiqué ci-dessus.

Créer et envoyer des relances manuelles en masse

De retour sur votre liste des factures en retard de paiement, vous avez la possibilité de cocher plusieurs lignes de factures. Choisissez Créer une relance dans le menu nouvellement disponible. 

Ici plusieurs factures pourront être relancées en même temps. Pour chaque facture, une relance sera créée et envoyée. 

Il sera alors possible de distinguer les destinataires. Les objets et modèles d'emails utilisés, quant à eux, seront identiques sur chaque relance. Choisissez de les envoyer par email ou de les enregistrer.

Créer et envoyer des relances automatiques

Les relances automatiques peuvent être activées unitairement depuis vos factures ou configurées par défaut sur l'ensemble des factures concernées depuis vos Paramètres. 

Pré requis : activer la fonctionnalité

La première étape consiste à activer la fonctionnalité depuis vos Paramètres > onglet Documents et emails > section Emails et relances > Relances automatiques :

Paramétrez ensuite un scénario adéquat à votre situation et à votre activité. Pour être guidé dans cette étape retrouvez notre page d'aide Comment créer un scénario de relances automatiques ?

Activer la fonctionnalité par défaut

Après avoir activé la fonctionnalité, depuis la même page, vous avez la possibilité d'appliquer les relances automatiques pour l'ensemble de vos factures. Les relances sont créées et programmées selon votre scénario et ce, pour tous vos clients. Attention : cette configuration par défaut ne s'appliquera que sur les prochaines factures créées.

Activer la fonctionnalité depuis la facture

Une fois que la fonctionnalité est activé, vous avez le choix d'activer les relances automatiques au cas par cas depuis l'interface de votre document enregistré.
Sur votre document, rendez-vous en haut à droite sur les trois points verticaux puis activez Relances automatiques. Une fois activées, les relances automatiques seront appliquées et envoyées selon votre scénario.

Activer ou désactiver des relances automatiques en masse

Vous avez la possibilité d'activer ou désactiver les relances automatiques en masse. Pour cela, rendez-vous sur la liste de vos factures.

Deux options d'affichage sont spécifiques à la fonctionnalité des relances automatiques et nécessaires pour l'appliquer en masse : 

• Dans les trois petits points en haut à droite > Choix des colonnes, cochez la case Relances automatiques puis Enregistrez. Vous verrez ainsi en un coup d'œil si elles sont activées ou non depuis le listing de vos factures.
• Dans la recherche avancée, sélectionnez Oui ou Non (en fonction de votre objectif) dans le champ Relances automatiques puis cliquez sur Rechercher.

Toujours depuis la liste de vos factures, cochez celles concernées pour les sélectionner. Choisissez ensuite l'option de votre choix : Activer les relances automatiques ou Désactiver les relances automatiques.