Comment faire une facture récurrente en ligne ?

Les factures récurrentes ou périodiques permettent de facturer simplement des abonnements ou des montants récurrents à vos clients.

Création d'une facture récurrente

Pour créer une récurrence depuis Evoliz, rendez-vous dans l'onglet Ventes > Récurrences.

En utilisant les factures récurrentes vous pouvez, par exemple, vous faciliter la saisie de factures liées à de la maintenance informatique, à du conseil ou encore à des prestations de service périodiques.

Cliquez sur +Nouveau, en haut à droite de la fenêtre pour paramétrer une nouvelle récurrence :

 

Sur la page suivante, vous allez pouvoir créer une facture, comme habituellement, en remplissant les champs nécessaires : date, client, conditions de règlement, etc. La seule différence réside dans l'objet, qui s'intitule Définir l'objet de récurrence :  

En cliquant sur le lien, vous arrivez aux paramétrages spécifiques de la récurrence :

• L'objet de la récurrence : "Objet dynamique"... Composé de texte, mais aussi de valeurs dynamique pour personnaliser le contenu en fonction de la date etc. 
• La périodicité de la récurrence : "Tous les"... jours, mois, semaines, ans
• La répétition de la récurrence : "Répéter"... toujours, nombre d'occurrences, date de fin
• Les états à appliquer pour la facture récurrente : "Actions à réaliser"... brouillon, enregistré, envoyé (à un ou plusieurs destinataires par email) et payé
• La prochaine échéance pour indiquer la date de la prochaine facture récurrente

Consultation de la liste des récurrences

Dans Ventes > Récurrences vous accédez au listing de vos récurrences.

Le numéro de facture indiqué correspond à la toute première facture qui a servi d'exemple à la récurrence. Elle est complétée par tous les critères de récurrence :

• client
• total TTC de la facture récurrente
• état de la récurrence
• dernière échéance de la récurrence
• prochaine échéance de la récurrence
• nombre d'occurrence de la récurrence
• répétition de la récurrence
• date de fin

Modification d'une facture et/ou d'une récurrence

Une fois votre récurrence créée, il est important de dissocier deux éléments : 

• votre récurrence : il s'agit du paramétrage effectué dans le but de créer automatiquement des factures récurrentes
• vos factures récurrentes : créées automatiquement via la récurrence, elles sont reliées à cette dernière

En cas de doute, regardez en haut de l'écran : Récurrence vous indique que vous vous trouvez sur le paramétrage de votre récurrence ; T-20230700024 ou F-20230700024 (ici ce sont des exemples, la numérotation correspondant à des factures) indique que vous vous trouvez sur votre facture récurrente.

Modification des récurrences

En cliquant sur l'une des lignes, puis en utilisant l'icône crayon en haut à droite, vous pouvez modifier le paramétrage de la récurrence. Les paramètres sont les mêmes qu'à la saisie d'une nouvelle récurrence. Pensez à Enregistrer vos modifications.

En bas de page, vous pouvez vérifier rapidement quelles sont les factures liées à cette récurrence.

Pour mettre fin à une récurrence en ligne, vous pouvez :

• cliquer sur Terminer via Options en haut à droite : la récurrence ne génèrera plus aucune nouvelle facture récurrente
• cliquer sur Supprimer en haut à droite : la récurrence ne génèrera plus aucune nouvelle facture récurrente + elle sera effacée définitivement

Modifier une facture récurrente

Vous accédez à une facture récurrente depuis la liste principale de vos factures, ou directement depuis le listing des factures dans votre récurrence. Une fois sur votre facture récurrente, vous pouvez la modifier (à condition bien sûr qu'elle soit en brouillon) à l'aide de l'icône crayon en haut à droite. Il vous sera alors demandé si vous voulez :

• Modifier cette facture : pour une modification exceptionnelle, le contenu des factures créées par les futures occurrences ne sera pas impacté
• Modifier cette facture et toutes les prochaines : les modifications apportées sur la facture seront appliquées à toutes les factures récurrentes suivantes