Comment créer un modèle personnalisé pour ses documents comptables ?

Sur Evoliz, vous pouvez personnaliser l'apparence de tous vos documents via la création de modèles personnalisés. Pour cela, rendez-vous dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Modèles de documents.

Accéder à la Personnalisation simple

Par défaut, des modèles prédéfinis sont appliqués à chaque type de Document.

Assurez-vous que le Modèle Dynamique est bien sélectionné dans la liste déroulante, puis choisissez la Personnalisation simple à droite de la ligne concernée. Nous recommandons de personnaliser le Modèle Dynamique pour un affichage optimal de vos informations et un panel de personnalisation plus élaboré. 

Comprendre les données de ma prévisualisation

La Personnalisation simple vous permet d'observer en temps réel l'apparence de votre modèle au fil de vos modifications.

Vous trouverez sur la partie gauche de l'écran certains de vos paramétrages, mais aussi des exemples, afin de mieux comprendre comment vos futurs documents seront construits. 

Vos informations de Société doivent être ajustées dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Entête et pied de page. Si vous avez défini un Arrière plan par défaut pour vos modèles (depuis le paramétrage Entête et pied de page), il n'apparaîtra pas dans la prévisualisation mais sera bien présent sur vos documents.

Comment fonctionne le Modèle Dynamique ?

Qu'il soit utilisé en tant que modèle prédéfini, ou qu'il ait été modifié en Personnalisation simple, le Modèle Dynamique s'adaptera pour n'afficher que les informations pertinentes lors de vos éditions : vos paramétrages et les champs saisis dans vos documents.

Quelques exemples : 

• les informations d'avancement ne s'afficheront que si vous éditez des factures de situation ; le même fonctionnement sera appliqué pour l'adresse de livraison ou encore les commentaires
• vos coordonnées bancaires s'afficheront en bas de page si vous les avez configurées depuis vos Paramètres > onglet Banque > Comptes bancaires > IBAN et BIC

N'hésitez pas à tester votre modèle sur une facture brouillon afin de découvrir l'étendue de ses capacités.

Personnalisation du Modèle Dynamique

Lorsque vous créez un nouveau modèle via la personnalisation simple du Modèle Dynamique, un nom est donné par défaut : vous pouvez le modifier à votre convenance.

Si vous ne souhaitez pas utiliser automatiquement ce modèle sur vos prochains documents, décochez l'option Définir comme modèle par défaut :

Choix des logos

Utiliser le logo par défaut fait appel au logo paramétré depuis Entête et pied de page. Vous pouvez désactiver cette option afin d'ajouter un logo dédié à votre modèle.

Ajustez ensuite les dimensions du fichier importé : 

• Redimensionner au format recommandé applique à votre logo une taille optimale pour le bon fonctionnement de vos documents
• décochez cette option pour Redimensionner manuellement votre logo sur le modèle

Ajouter des logos secondaires est une option à activer si votre société nécessite d'afficher des certifications, labels, ou tout autre élément visuel sur vos documents. Ajoutez simplement vos logos (jusqu'à 3 fichiers), puis choisissez leur emplacement via les icônes flèches de positionnement :

Apparence générale

La section Choix des couleurs vous permet d'appliquer votre identité visuelle à votre modèle de document : 

Pour chaque section, cliquez dans l'encart couleur pour accéder aux diverses options : 

• sélectionnez la couleur souhaitée avec votre curseur
• tapez le code héxadécimal exact désiré
• choisissez une couleur dans les palettes proposées (classiques, ou logo si vous avez chargé un logo)

Les textes présents dans les éléments colorés sur votre modèle s'adapteront automatiquement (blanc ou noir) pour maintenir la lisibilité de vos documents. 

Vous pouvez également choisir la Taille des textes de votre modèle, pour l'adapter en fonction de vos besoins.

Personnalisation des tableaux

Afficher les lignes en surbrillance améliore l'aspect visuel de vos lignes d'article. Cette option est utile si vous avez pour habitude d'éditer des documents avec une quantité de contenu importante.

Afficher la colonne Référence peut être désactivé pour alléger votre tableau de lignes d'article, si vous n'avez pas besoin d'afficher cette information.

Une fois vos modifications terminées, il ne vous reste plus qu'à Enregistrer. Tant que vos modifications sont enregistrées à partir de la Personnalisation simple, vous pouvez continuer à utiliser ce mode d'édition.

Comment gérer mes modèles de documents ?

De manière plus générale, l'application d'un modèle à un type de document s'effectue depuis la liste de vos modèles : Paramètres > onglet Documents et emails > Modèles de documents.

Pour chaque type de document (visible dans la colonne Document), choisissez le modèle à utiliser par défaut dans la liste déroulante correspondante afin qu'il s'applique à tous vos nouveaux documents. Pensez à Enregistrer les modifications en fin de liste.