Comment utiliser le relevé bancaire Evoliz ?

Vos relevés bancaires sont accessibles depuis le menu de gauche dans la partie Données bancaires > Relevés bancaires. Cette fonctionnalité vous permet d'afficher les écritures de vos comptes bancaires (après les avoir synchronisés) pour les rapprocher avec vos documents Evoliz.

Interface générale du relevé bancaire

Le haut de page du relevé bancaire vous donne accès à plusieurs options de configuration et de recherche pour moduler les écritures qui s'affichent dans la liste. 

Choisir une banque

Via la liste déroulante en haut à gauche, sélectionnez la banque de votre choix pour en faire apparaître les écritures. Vous pouvez aussi choisir l'option Toutes les banques pour afficher la totalité de vos écritures (toute banque confondue). 

Bien sûr, vous devez avoir connecté votre banque au préalable pour que ses écritures soient centralisées dans le relevé. Si ce n'est pas le cas, le bouton Connecter une banque vous permet d'effectuer cette action lorsque la banque est sélectionnée. 

Définir une période

Le filtre Période, situé en haut à droite, vous permet d'accéder rapidement aux écritures de la date/période privilégiée : année, mois, période personnalisée, etc.

Filtrer les typologies de ligne bancaire

Juste en dessous de la Période, deux blocs de boutons donnent accès à une vision d'ensemble sur vos lignes (via l'option Tout) ou filtrent celles sur lesquelles vous souhaitez avoir une action : 

• Rapproché : les lignes que vous ou d'autres utilisateurs ont déjà rapprochées.
• Non rapproché : les lignes qui n'ont pas encore été rapprochées ; cette information est également affichée tout en haut de votre relevé bancaire avec une précision sur la quantité de lignes dans cet état. 
• Entrée : les lignes en positif, correspondantes à vos entrées d'argent ; elles sont affichées en vert.
• Sortie : les lignes en négatif, correspondantes à vos sorties d'argent ; elles sont affichées en rouge.

Rechercher une ligne

En dessous de la sélection des banques située en haut à gauche, un champ de recherche est à votre disposition : vous pouvez y taper un ou plusieurs mots clés présents dans vos lignes.

En cliquant sur Recherche avancée, à droite du champ, vous accédez à une option de recherche supplémentaire : l'Affectation diverse. En sélectionnant une affectation diverse dans cette liste (d'entrée ou de sortie) puis en cliquant sur Rechercher, seules les lignes rapprochées à cette affectation diverse seront listées. 

Cliquez simplement sur Réinitialiser pour supprimer ce filtre. 

Règles de rapprochement, imports et exports

Via les 3 points verticaux en haut à droite de la page, vous accédez à 3 types d'actions : 

• l'exécution des règles de rapprochement (pensez à aller les configurer depuis vos Paramètres > onglet Banque > Règles de rapprochement).
• l'export de vos lignes : dans la section Exporter des mouvements bancaires, vous pouvez choisir les formats Excel, CSV ou Open Document pour exporter les lignes de votre listing dans un fichier.
• l'import de nouvelles lignes : dans la section Importer des mouvements bancaires, vous pouvez choisir Import Excel pour ajouter manuellement de nouvelles lignes de relevé dans l'une des banques.

Fonctionnement des lignes du relevé bancaire

Pour adopter une totale maîtrise du relevé bancaire Evoliz, il est nécessaire d'en comprendre l'affichage et de connaître l'étendue des actions possibles. 

Les informations affichées sur une ligne

Vos lignes de relevé bancaire sont composées ainsi : 

• une case à coche pour sélectionner la ligne
• sa date 
• son libellé, suivi de près par sa banque et son historique (l'historique apparaît dès lors qu'une première action a été effectuée)
• son Montant TTC
• son option principale : à rapprocher ou Dé-rapprocher
• une liste d'options supplémentaires situées en dessous de l'option principale (il suffit de cliquer sur le chevron à droite de la ligne pour les afficher)

Rapprocher une ligne

Pour rapprocher l'une de vos écritures avec un document existant sur votre compte, cliquez sur à rapprocher à droite de la ligne. Différents types de documents ou éléments peuvent être choisis pour votre rapprochement.

S'il s'agit d'une ligne d'entrée : 

S'il s'agit d'une ligne de sortie :

 Lorsque vous cliquez sur un type de document ou un élément, une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de rechercher précisément à quoi sera rapprochée votre ligne :

Pour réussir le rapprochement avec succès, vous devez sélectionner un document dont le montant correspond exactement au montant de votre ligne, ou plusieurs documents dont la somme correspond exactement au montant de votre ligne :

Cette situation est parfois délicate : heureusement, vous pouvez scinder votre ligne de relevé bancaire en plusieurs sommes pour faciliter les rapprochements avec vos documents existants. Nous allons voir cela plus en détails un peu plus bas. 

Ci-dessous, voici une ligne (superbement) rapprochée. Elle affiche une coche bleu et précise la quantité et le type des documents avec lesquels elle est rapprochée :

Dé-rapprocher une ligne

En cas de besoin, vous pouvez aussi dé-rapprocher une ligne. C'est très simple : cliquez sur la coche bleu d'une ligne rapprochée. Un message de succès vous confirme l'opération et vous pouvez de nouveau rapprocher cette ligne avec un autre document, ou effectuer les opérations voulues (scinder, etc.).

Les options supplémentaires

Disponible à droite de chaque ligne, un chevron vous permet de déplier une liste d'options supplémentaires :

• Règle de rapprochement : en cliquant sur le premier icône en forme de règle, vous accédez à la création d'une règle de rapprochement regroupant par défaut les caractéristiques de votre ligne. Vous pourrez la compléter, la simuler si besoin, puis l'Enregistrer.
  
• Règle de budget : en cliquant sur le deuxième icône en forme de statistique, vous accédez à la création d'une règle de budget regroupant par défaut les caractéristiques de votre ligne. Vous pourrez la compléter, la simuler si besoin, puis l'Enregistrer.
  
• Commenter : en cliquant sur le troisième icône en forme de bulle de conversation, une fenêtre s'ouvre pour vous permettre d'ajouter un commentaire à votre ligne. Il apparaîtra sous la ligne, tout comme l'historique. Vous pouvez modifier ou supprimer ce commentaire en cas de besoin, via de nouvelles icônes à droite de la ligne. 
  
• Joindre un fichier : en cliquant sur le quatrième icône en forme de trombone, vous choisissez d'ajouter une pièce jointe à votre ligne. Soit via La bannette (selon les fichiers qui y sont présents), soit depuis Votre ordinateur. Une fois ajoutée, la pièce jointe s'affiche sous la ligne bancaire. Il est possible de cliquer sur cette dernière afin d'avoir un aperçu.
  
• Supprimer : en cliquant sur le cinquième icône en forme de poubelle, la ligne est immédiatement supprimée.
  
• Scinder : en cliquant sur le sixième icône composé de deux flèches, vous accédez aux paramètres de scission de la ligne. Vous pouvez indiquer un montant à retirer de la ligne qui sera intégré dans une nouvelle ligne. L'onglet Montant à scinder sur la ligne permet d'indiquer un montant unique pour scinder la ligne en deux, tandis que l'onglet Scinder en masse est pratique pour diviser votre ligne en une multitude de montants. Pensez à toujours vérifier le Résultat obtenu qui s'affiche lorsque vous renseignez un montant, pour vous assurer d'utiliser le bon signe (positif ou négatif) avant de cliquer sur Scinder pour valider.
  

Usage des actions multiples

Outre les actions intrinsèques à chaque ligne, il est possible d'en cocher plusieurs pour réaliser une action sur plusieurs lignes en simultané. 

Pour cela, sélectionnez les lignes souhaitées en cochant leurs cases à gauche de chaque ligne. Une liste d'options apparaît alors en haut de liste :

• Supprimer : une validation vous sera demandée afin de finaliser la suppression des lignes.
• Affecter : un raccourci pratique pour rapprocher toutes les lignes cochées à une affectation diverse. Il faudra cependant cocher uniquement des lignes de sortie, ou uniquement des lignes d'entrée : les affectations adéquates vous seront proposées (de sortie ou d'entrée). 
• Dé-rapprocher : une validation vous sera demandée afin de finaliser le dé-rapprochement des lignes.
• Fusionner : un raccourci pratique pour fusionner plusieurs lignes, à condition qu'un seul type de ligne soit coché à la fois (entrée ou sortie).