Conservation et sauvegarde des données

Les données enregistrées dans Evoliz (factures, dépenses, pièces jointes, événements…) sont conservées dans le cadre de la relation contractuelle et conformément aux obligations légales. Il est important de bien distinguer la conservation, la sauvegarde et les responsabilités associées.

Vous pouvez consulter les Conditions Générales d’Utilisation ici :
https://www.evoliz.com/legal/conditions-generales-d-utilisation.php

Conservation des données

Evoliz applique des durées de conservation définies selon la nature des données :

• Historique des événements : conservé sur une période glissante de 36 mois
• Documents de la bannette (liés ou non à des écritures) : conservés sur une période glissante de 5 ans (60 mois)
• Comptes de test : désactivés après 6 mois d’inactivité puis supprimés après 12 mois
• Données liées à un compte supprimé : supprimées dans un délai maximum de 12 mois
• Cookies : conservés jusqu’à 30 jours

Une fois ces délais dépassés, les données sont supprimées de manière sécurisée.

Sauvegarde des données

Evoliz met en place des sauvegardes techniques régulières afin de sécuriser les données :

• Sauvegarde journalière conservée sur 7 jours
• Sauvegarde hebdomadaire
• Sauvegarde mensuelle conservée pendant 1 an

Ces sauvegardes permettent d’assurer la continuité de service et la sécurité technique en cas d’incident.

Limite importante

Il est essentiel de comprendre que les sauvegardes ne constituent pas un système d’archivage légal.

Evoliz n’a pas d’obligation d’archivage à long terme. Les sauvegardes servent uniquement à la sécurité technique du service et ne remplacent pas vos obligations légales de conservation.

Responsabilité de l’utilisateur

L’utilisateur reste entièrement responsable de :

• la conservation de ses documents comptables et fiscaux
• la sauvegarde de ses données (exports, FEC, factures…)
• la conformité des documents émis

En particulier, pour les obligations fiscales, il est recommandé d’exporter et conserver vos données en dehors de la plateforme.

Sécurité des données

Evoliz met en œuvre plusieurs mesures de sécurité :

• hébergement des données sur des serveurs sécurisés en France
• accès sécurisé (authentification et chiffrement)
• infrastructures protégées (firewalls, surveillance)
• mises à jour régulières pour limiter les failles

Suppression des données

Les données peuvent être supprimées :

• à l’initiative de l’utilisateur (suppression du compte)
• automatiquement à l’issue des durées de conservation
• en cas de données corrompues ou présentant un risque pour le système

À retenir

• Les données sont conservées selon des durées définies (jusqu’à 5 ans selon les cas)
• Des sauvegardes techniques régulières sont effectuées
• Evoliz ne remplace pas une solution d’archivage légal
• L’utilisateur reste responsable de ses obligations comptables et fiscales

Bonnes pratiques recommandées

• effectuer des exports réguliers (factures, FEC, pièces)
• conserver une copie de vos données sur un support externe
• valider vos obligations avec votre expert-comptable