Depuis evoliz, vous pouvez collecter vos factures d’achat depuis une seule et même interface, la Boîte de réception.
La boîte de réception (ex bannette) permet de regrouper la totalité des factures d’achat que vous pouvez récupérer grâce à différentes méthodes de collecte : glisser-déposer, email bannette, Demat’Box®, application mobile. La possibilité de donner un accès à votre expert-comptable lui facilite ensuite la récupération de vos documents.
Présentation de l’interface
La Boîte de réception est disponible dans le menu Achats > Suivi des factures.
Le bouton Déposer un justificatif est le point d'entrée principal pour y collecter les factures fournisseur, avoirs et notes de frais :
Une fois collectés, les documents sont listés par date et heure de réception dans l'onglet Boîte de réception :
Depuis cet onglet, vous pouvez choisir de personnaliser l'ordre des colonnes ou le réinitialiser :
Il est également possible d'aller plus loin dans la personnalisation et de trier, par ordre croissant, décroissant ou alphabétique les informations de vos colonnes. Pour cela, sélectionnez les en-têtes de colonnes :
La Boîte de réception est l'onglet de collecte mais aussi, l'onglet depuis lequel un document est traité et validé.
Toutes les étapes de création, modification ou validation des factures d'achat sont recensées juste 👉 ici.
La collecte optimisée de vos documents de la Boîte de réception
Le système OCR par IA
En plus de faciliter la collecte des documents d’achats, la bannette permet également de les traiter de façon quasi-automatique. Elle est équipée d’un système d’OCR par IA, ou (système de Reconnaissance Optique des Caractères par Intelligence Artificielle). Une fois un document collecté puis validé dans la Boîte de réception, notre système détermine les champs nécessaires pour pré remplir les informations de la facture ou de la note de frais : le fournisseur, les montants HT, TTC, TVA, etc.
La reconnaissance du format Factur-X
Lorsque vous collectez un document conforme au format Factur-X, un système intégré à evoliz se concentre sur la lecture du fichier XML associé. Le traitement des factures électroniques est géré et vous pouvez compter sur une collecte des données plus fiable et plus complète.
Découvrez les différentes méthodes de collecte des factures d'achat : adresse mail boîte de réception, glisser-déposer ...