Validation & Traitement des achats collectés

Une fois vos documents collectés (glisser-déposer, email bannette, Demat’Box®, application mobile), la prochaine étape consiste à les valider puis les traiter via l’OCR par IA ou bien par notre système de reconnaissance des fichiers conformes Factur-X.

Validation des fichiers

Vous avez la possibilité de valider vos documents collectés de différentes manières :

• Validez l’intégralité de vos documents présents dans votre Boîte de réception en sélectionnant plusieurs lignes et en cliquant sur Valider : 

• Validez les fichiers un par un grâce au bouton Valider présent dans 3 petits points au bout de chacune des lignes de la Boîte de réception.
• Validez après avoir ouvert et modifier un document de la Boîte de réception en utilisant le bouton en bas à droite Modifier et valider.

Traitement des fichiers

Retrouvez l’ensemble des documents À valider dans l'onglet Boîte de réception. Ils ont déjà été traités et peuvent donc passer à l'état Enregistré. 

Certains peuvent être dans l'état À compléter car des informations requises sont manquantes : 

À l'ouverture du document, un message d'alerte vous indique de compléter les champs obligatoires : 

En cliquant sur Modifier les informations, vous pouvez alors finaliser son traitement en vérifiant et en complétant les champs trouvés par le système de lecture de document.

Découvrez les étapes de création d'une facture d'achat sur la page dédiée. 

Détection des doublons

Lors du traitement des documents d’achats, evoliz possède un système de détection des doublons. En effet, si lors de la saisie semi-automatique, evoliz détecte plusieurs factures émises le même mois par le même fournisseur pour le même montant TTC, l'utilisateur est informé qu’il s’agit de doublons potentiels. Un message apparaît au-dessus du document en traitement :

Vous pouvez soit consulter la facture qu’il considère comme un doublon, soit directement valider / supprimer le document en traitement.