Plusieurs méthodes s'offrent à vous pour la collecte de vos achats : le glisser-déposer dans la boîte de réception, l'application mobile evoliz, et aussi, l'email boîte de réception.
L'email boîte de réception permet de simplifier la collecte des factures d'achat en utilisant une adresse email unique, permettant de transférer n’importe quel email reçu d'un fournisseur, directement dans la boîte de réception de votre compte evoliz.
Qu'est ce que l'adresse email boîte de réception et comment la créer ?
Chaque email envoyé ou transféré à cette adresse électronique est considéré comme une facture d'achat et peut facilement être intégré dans la Boîte de réception du Suivi des factures d'achat du compte evoliz correspondant.
Chaque utilisateur evoliz peut créer sa propre adresse email boîte de réception unique. Rendez-vous dans votre compte, section Applications puis connecteur Email Boîte de réception. Pour créer votre adresse, cliquez sur Générer et copiez l’adresse affichée pour l’utiliser. L'adresse créée prend la forme xxx@zbox.email. C'est une adresse générée automatiquement par evoliz, elle ne peut être modifiée manuellement par l’utilisateur.
Comment transférer des emails dans la boîte de réception ?
Une fois l'adresse email boîte de réception créée et copiée, elle peut être utilisée pour envoyer ou transférer des emails.
Deux solutions sont possibles pour collecter les factures d'achats via cette adresse email bannette :
Transférer des emails fournisseurs manuellement dans la Boîte de réception, en enregistrant l'adresse Zbox en contact dans votre boite email. Chaque facture reçue devra être transférée manuellement à l'adresse xxx@zbox.email.
Créer une adresse email dédiée (fournisseurs@mon-entreprise.fr), que l’on transmet aux fournisseurs, puis paramétrer une règle de routage dans votre boîte email afin que tous les emails reçus soient automatiquement transférés à l'adresse Zbox et donc à la boîte de réception du Suivi des factures d'achat.
Comment consulter les emails envoyés à la Zbox?
Consultation des emails
Tous les emails reçus sont conservés dans la boîte Zbox de l'utilisateur et sont consultables depuis le menu à gauche, section Achats puis Emails :
Depuis cet onglet, il est possible de voir tous les emails transférés ou envoyés à la Zbox, ainsi que la date et l'heure de l'envoi, l'objet du mail, et l'expéditeur. On retrouve également l'adresse email bannette rappelée en haut de page.
En cliquant sur l'objet, on ouvre directement l'aperçu de l'email :
De même, en cliquant sur le lien d'une pièce jointe, on ouvre ou télécharge le document concerné.
Statuts des mails de la Zbox
Plusieurs statuts sont identifiables sur chaque ligne d'email :
La boîte email Zbox conserve une trace de tous les emails transférés dans la bannette. Il est donc possible de renvoyer un fichier dans la bannette s'il a été supprimé par erreur par exemple.
Remarque
Afin de ne pas surcharger votre boite, pensez à gérer l'archivage de vos emails à l'aide des icônes en bout de ligne : Archiver un email et Désarchiver un email.
Comment les emails sont-ils analysés ?
Chaque email reçu sur evoliz est analysé en suivant 3 étapes :
- evoliz analyse la présence de pièces jointes.
Si une pièce jointe est détectée, il vous suffit de pousser l'email dans la Boîte de réception à l'aide de la flèche à droite. La pièce jointe est envoyée vers la boîte de réception avec pour source Email.
Il ne vous reste plus qu'à la compléter ou à la valider.
- Si aucune pièce jointe n'est présente dans l'email, evoliz analyse le corps du texte afin de repérer les liens reliés à des fichiers. Si un lien est repéré dans le corps du texte, alors le fichier relié sera poussé dans la Boîte de réception.
- En l'absence de pièce jointe et de lien, nous considérons que le corps de l'email est la facture. Il est importé dans la Boîte de réception, sous format PDF.
Bon à savoir
Vous avez la possibilité d'optimiser la reconnaissance du fournisseur sur une facture d'achat grâce à la Zbox.
Lorsqu'une adresse email est détectée dans le contenu de l'email et que l'on parvient à retrouver cette même adresse dans l'une des fiches fournisseurs, on assimile automatiquement la facture au fournisseur correspondant.
Ce critère sera pris en compte pour renseigner le nom du fournisseur et la classification d'achats lors du traitement de la facture. Cette méthode permet une fiabilité supérieure à la reconnaissance OCR par IA, sur le numéro SIRET habituellement utilisé pour trouver le nom du fournisseur.
Pour utiliser cette fonctionnalité de la Zbox, il faut au préalable avoir renseigné les adresses emails dans les fiches fournisseurs, via l'onglet Fournisseurs > Contacts fournisseurs.
Liens factures fournisseurs - emails
Une fois les documents enregistrés dans les dépenses, il suffit de cliquer sur l'icône Coche bleue dans la boîte email pour ouvrir la facture correspondante. De la même façon, l'email lié est répertorié en bas de page lorsque l'on consulte une facture fournisseur collectée grâce à la Zbox.
