Comment ajouter des primes sur mes documents de vente ?

Certaines prestations peuvent ouvrir droit à des primes ou aides financières qui viennent réduire le montant TTC à payer par votre client, sans modifier le montant HT ni la TVA de la facture. C’est le cas par exemple des primes CEE (Certificats d’Économies d’Énergie), du Bonus réparation, ou d’autres aides financées par des organismes tiers selon votre activité.

Désormais, via Evoliz, vous pouvez intégrer ces primes dans vos documents de vente en conformité avec les réglementations attendues.

Pour ajouter une ou plusieurs primes durant l’édition d’un document, rendez-vous dans vos Paramètres > onglet Documents et emails > Valeurs par défaut > sous la section Primes, activez l’option Ajouter des primes sur les documents de vente.

Pensez à Enregistrer avant de sortir des paramètres.

Saisir une prime sur un document

Lorsque la fonctionnalité est bien activée dans vos Paramètres, une nouvelle option apparaît sous le Total TTC durant la saisie de vos devis, commandes et factures : + Ajouter une prime. Saisissez le Libellé et le Montant de votre prime, puis complétez les mentions et informations supplémentaires dans le champ Commentaires. Vous pouvez cumuler jusqu’à 3 primes sur un même document.

Astuce ✨ Si vous êtes habitué(e) à utiliser une ou plusieurs primes de façon récurrente, renseignez toutes les informations qui doivent figurer sur vos documents depuis les Commentaires prédéfinis de vos Paramètres. Vous pourrez ainsi les appeler plus facilement pendant la saisie d’un document, via la liste déroulante du champ Commentaires.

En saisissant une ou plusieurs primes sur un devis ou une commande, elles seront intégrées lors du passage en facturation :

• si vous facturez le document, une facture brouillon sera générée. Ce document étant éditable, vous pouvez modifier les primes en même temps que la facture brouillon en cas de besoin. Une fois la facture enregistrée définitivement, les primes ne pourront plus être modifiées.
• si vous démarrez une facturation de situations, les primes saisies dans le document initial seront disponibles à l’ajout : cochez-les simplement pour les intégrer sur la facture de situation de votre choix (une fois cochée sur une facture de situation, une prime ne peut pas être recochée de nouveau sur les suivantes).

Bon à savoir 💡 Pour une meilleure visibilité, une nouvelle colonne Primes est disponible dans la liste de documents (vous pouvez l’activer ou la désactiver lorsque vous vous trouvez dans votre liste > 3 points verticaux en haut à droite > Choix des colonnes).

Impact des primes sur le Total et paiement

Les primes sont saisies automatiquement en TTC. Le cumul de leurs montants est déduit du Total TTC pour impacter le Net à Payer de votre document.

Renseignez le paiement de votre client correspondant au Net à Payer comme à votre habitude, via vos rapprochements bancaires ou l’ajout d’un paiement manuel sur le document. De même pour le paiement de vos primes, via un paiement manuel ou un rapprochement bancaire.

La distinction entre un paiement client et un paiement de prime s’effectue :

• soit directement depuis le document : cliquez sur Entrer un paiement, puis choisissez Paiement client ou Paiement prime, puis complétez les champs et cliquez sur Enregistrer le paiement.
• soit par le biais d’un rapprochement bancaire : cliquez sur à rapprocher sur votre ligne de relevé bancaire, puis choisissez Facture ou Prime pour sélectionner le bon élément à rapprocher.

Bon à savoir 💡 La comptabilisation de vos paiements client et de vos paiements prime est bien distincte : en cas de paiement client renseigné à 100%, aucune relance ne sera déclenchée même si le paiement de vos primes n’a pas été renseigné. La facture ne passera pas en l’état retard de paiement.

Impact des primes sur votre comptabilité

Lorsque vous activez la fonctionnalité Primes dans vos Paramètres, pensez à configurer un compte comptable correspondant à vos besoins : rendez-vous dans l’onglet Gestion et comptabilité > Paramètres comptables > onglet Comptes comptables > Compte comptable de prime. Il contiendra par défaut le compte comptable d’attente 471.

Une fois le compte comptable configuré, il est primordial de procéder au paiement de vos primes (comme vu ci-dessus) afin d’impacter correctement :

• vos Rapports
• votre TVA (en cas de Bilan de TVA configuré sur l’Encaissement dans la section Gestion de la TVA de vos Paramètres)
• votre comptabilité (en cas de Type de comptabilité configuré sur Comptabilité de trésorerie - Recette/Dépense, dans la section Paramètres comptables de vos Paramètres)