Comment créer une nouvelle dépense ?

Pour créer une dépense manuellement (sans passer par la bannette), rendez-vous dans le menu Achats > Dépenses.

Création d'une dépense

Cliquez sur +Nouvelle dépense ou + Nouveau.

Recherchez votre fournisseur via le champ Fournisseur ou tapez directement son nom pour en créer un nouveau (un tag Nouveau apparaitra une fois la saisie terminée, l'ajout du fournisseur dans votre catalogue sera confirmé si vous enregistrez votre dépense). Renseignez ensuite le Total TTC. Dès lors que ces deux champs sont remplis, l'interface affiche le reste des informations à compléter.

Champs obligatoires

• la Date de la dépense 

• Le montant Total HT / Total TVA : un menu déroulant vous permet de saisir le montant total de la dépense soit en HT soit en TVA 

Ajustez les montants HT ou TVA, ainsi que le total TTC, afin que les totaux correspondent bien aux montants de la facture.

• Le Libellé : ce champ est complété par défaut avec le nom du fournisseur ainsi que le libellé de la ou des classifications d’achats 

Champs non obligatoires

• la Référence d’origine de la pièce : il s’agit du numéro externe de la facture d’achats 

• la Classification d’achats : correspond au type de charge de la dépense (matières premières, électricité, eau, gaz, etc.), permet de générer des rapports et les journaux comptables (non obligatoire)

Il est possible d’ajouter plusieurs lignes de classification pour une dépense, en cliquant sur + Ajouter une ligne de classification. Il faudra répartir le total de la dépense entre les classifications :

• le Client : utile s’il s’agit d’une note de frais et que le client est refacturable (c'est à titre indicatif, il ne sera pas possible de refacturer ou lier cette dépense côté Ventes)
• les Conditions de règlement
• le Mode de paiement
• les dates de début et de fin (c'est à titre indicatif, la gestion des immobilisations ne fait pas partie des fonctionnalités Evoliz)
• les Commentaires 

Une fois l’écran de saisie complété, enregistrez la dépense en haut à droite de  la fenêtre, en cliquant sur Valider.

Ajout d'une pièce justificative

Lorsque la dépense est enregistrée, vous pouvez joindre une pièce justificative. Deux possibilités : 

• cliquez dans la zone pointillée qui apparaît sur le côté droite de votre écran 
• cliquez sur l'icône trombone en haut à droite

Une fois la pièce chargée, elle apparaîtra à la place de la zone pointillée sur la droite de votre écran.

Votre dépense est finalisée, vous pouvez maintenant la dupliquer, entrer un règlement, la convertir en note de frais ou créer un avoir fournisseur.