Paramétrages par défaut dans le respect des règles de certifications NF 203 et NF 525

Comme vous le savez, Evoliz est certifié NF 203 et NF 525. Cette double certification assure les gardes-fous nécessaires à nos clients pour une facturation en toute légalité :

• à la fois pour les transactions BtoB (entre entreprises) grâce à la certification NF203 (comme c'est le cas depuis 2018)
• à la fois pour les transactions BtoC (avec des particuliers) grâce à la certification NF525

Pour vous assurer d'être en conformité, vous pouvez procéder au paramétrage par défaut de votre compte (dès la période d'essai terminée). Voici les instructions à suivre ci-dessous.

Modèles de document

Afin de remettre en place le paramétrage par défaut d’un compte au niveau des documents, vous devez vous rendre dans Paramètres > onglet Documents et emails > section Configuration des modèles de documents > Modèles de documents et affecter un des modèles suivants à la section Facture :

• Standard
• Standard 2

Pour rappel, le modèle Facture s’applique aux factures, acomptes et avoirs.

Dans le cas où vous avez personnalisé le modèle par défaut ou créé votre propre modèle, veillez à respecter les valeurs contenues dans les modèles Standard & Standard 2 à minima au niveau des sections :

• Société
• Document
• Article
• Client

Localisation 

Les certifications sont applicables en France métropolitaine et DROM-COM, ci-dessous :

• Saint-Pierre-et-Miquelon
• Réunion
• Wallis et Futuna
• Mayotte
• Martinique
• Nouvelle-Calédonie
• Polynésie française
• Guyane française
• Guadeloupe
• Saint-Barthelemy
• Saint-Martin (partie française)

Rendez-vous dans Paramètres > onglet Infos générales > section Profil > Société pour modifier le pays de l'adresse. 

Taux de TVA

A la création d’un compte, les taux de TVA présents par défaut sont :

• 2,1%
• 5,5%
• 7%
• 10%
• 20%

Rendez-vous dans Paramètres > onglet Gestion et comptabilité > section Paramétrage de la TVA > Taux de TVA collectée pour les configurer.

Personnalisation de l'entête et du pied de page de vos PDF

Dans le cas où vous avez au préalable personnalisé ces données et que vous souhaitez remettre les mentions par défaut, vous devez vous rendre dans Paramètres > onglet Documents et emails > section Configuration des modèles de documents > Entête et pied de page.

Entête du PDF

Voici les données par défaut renseignées dans l’onglet Entête :

Exemple de mise en page des valeurs par défaut.

Pied de page du PDF

Voici les données par défaut renseignées dans l'onglet Pied de page :

Exemple de mise en page des valeurs par défaut.

Format de numérotation et préfixes des documents

Si vous avez créé des documents de type facture, acompte ou avoir, la numérotation a été impactée. C’est-à-dire que le compteur de numéro a été incrémenté.

Pour changer la numérotation, rendez-vous dans Paramètres > onglet Documents et emails > section Paramétrage des documents > Numérotation. Attention, pour effectuer la modification vous ne devez avoir aucun document de type facture, acompte ou avoir dans votre compte. Pour rappel, vous pouvez réinitialiser les données du compte à tout moment en période d’essai et jusqu'à 5 fois après avoir souscrit un abonnement et ce seulement durant le premier mois.

Vous trouverez ci-dessous le paramétrage par défaut de la numérotation.

Numérotation des factures/acomptes

Formatage du numéro

Année rupture en fin d’année

Options du numéro

• Préfixe : F-
• Séparateurs : Vide & vide
• Compteur : 1
• Longueur : 7

Numérotation des avoirs

Formatage du numéro

Année rupture en fin d’année

Options du numéro

• Préfixe : A-
• Séparateurs : Vide & vide
• Compteur : 1
• Longueur : 7

Archivage fiscal

Afin d'être en capacité de produire une archive fiscale sécurisée, rendez-vous dans Paramètres > onglet Gestion des données > Archive fiscale. Cliquez sur Créer et télécharger l'archive fiscale, sélectionnez la Période concernée, puis Créer et télécharger l'archive fiscale.