Comment saisir un document en version Bêta ?

Préambule : activer ou désactiver la version Bêta

Rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Ventes > Devis > + Nouveau. Assurez-vous que la version Bêta est bien activée en haut de page : 

Vous pouvez rétablir l'ancienne version à tout moment, en désactivant la Version Bêta en haut de page. Attention cependant à enregistrer vos modifications avant tout changement de version. 

Pour éviter toute perte d'information, un message de confirmation vous invitera à rester sur la saisie actuelle pour enregistrer en cas de détection de modifications :

• Rester sur cette saisie : aucune modification non enregistrée ne sera perdue. 
  Vous terminez la saisie de votre devis et enregistrez le document. Vous pourrez toujours changer de version lors de l'édition de votre prochain devis, avant de commencer à renseigner les informations.
• Abandonner et changer de version : vos modifications seront perdues. 
  Vous débutez une nouvelle saisie dans l'autre version de saisie de devis. 
   

Étape 1 - Saisie des informations client/prospect

Astuce 💡 débutez toujours une saisie de document par la sélection de votre client ou de votre prospect. Les valeurs par défaut contenues dans la fiche seront ainsi appliquées aux champs vides, sans risque d'écraser un contenu que vous venez de saisir. 

Choisissez d'abord si votre document s'adresse à un Client ou à un Prospect, puis cliquez sur Sélectionner :

Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous pouvez rechercher et sélectionner la fiche client de votre choix parmi celles existantes sur votre compte evoliz :

En cliquant sur Créer un nouveau client, vous ajoutez une fiche à votre liste et cette dernière sera directement sélectionnée dans votre document en cours de saisie.

Une fois votre fiche sélectionnée, vous pouvez : 

• utiliser l'adresse de facturation comme adresse de livraison, ou renseigner une adresse de livraison spécifique 
• adresser ce document à un contact rattaché à votre fiche client
   

Étape 2 - Saisie des informations de configuration 

Seulement deux informations sont obligatoires pour la configuration de votre devis : 

• la Date de devis : par défaut, la date du jour sera renseignée. Mais vous pouvez sélectionner une date jusqu'à un mois dans le futur. 
• les Conditions de règlement : sélectionnez une valeur disponible dans la liste, ou choisissez l'option Autre condition pour utiliser règle personnalisée.

⚡️ La Nature des opérations n'est obligatoire que si vous avez activé l'émission des factures électroniques depuis vos Paramètres.

🆕 Certains champs, initialement désactivés, peuvent être ajoutés sur votre devis lorsque vous les activez depuis vos Paramètres. C'est le cas de votre Devise, de votre Modèle de document, des Conditions Générales de Vente, de l'article d'exonération et du N° de devis externe. Nous les avons centralisés dans la section Plus d'options :

⚠️ En cas d'activation du Multi-devises, le champ Devise deviendra obligatoire sur votre saisie de devis. Pour rappel, le Multi-devises est disponible en formule Avancée 🚀
 

Étape 3 - Saisie des lignes 

Passons au cœur d'un document : ses lignes ! Champs obligatoires ou facultatifs, options rapides, performances... On fait le tour. 

Ajout des articles depuis le catalogue

Si votre document fait référence à des produits ou des prestations déjà présentes sur votre compte evoliz, on ne peut que vous inviter à utiliser l'ajout d'articles ou de groupes d'articles depuis le catalogue. 

Cette option est disponible lorsque vous n'avez pas encore saisi de ligne dans votre document, via les boutons Articles du catalogue et Groupes d'articles du catalogue. Si des lignes sont déjà présentes, cliquez sur Articles ou Groupes d'articles en haut à droite de vos lignes. 

Vous pourrez ensuite rechercher et sélectionner plusieurs articles dans votre catalogue, afin de les ajouter en une seule action, mais aussi en créer de nouveaux (ils feront parti des articles sélectionnés) : 

Champs obligatoires et facultatifs

Certaines choses ne changent pas : vous devez renseigner au moins une désignation et un PU HT/TTC sur chacune de vos lignes. 

Comportement des champs facultatifs : 

• si la Référence, la Remise ou le % de TVA ne sont renseignés sur aucune ligne, leurs colonnes n'apparaissent pas sur votre document final ⚠️ à condition d'utiliser le Modèle Dynamique
• lorsqu'une Quantité n'est pas modifiée, elle est enregistrée par défaut à 1 à la création d'une ligne
• la Classification n'apparaît en aucun cas sur votre document final, mais ce champ peut être obligatoire si vous l'avez configuré comme tel dans vos paramétrages

Options rapides

En haut à droite de vos lignes, en plus de l'ajout en masse d'articles ou de groupes d'articles présents dans votre catalogue, vous accédez à 3 options supplémentaires : 

• Saisir les lignes en TTC : activez la saisie des lignes en TTC
• Afficher les remises : l'affichage du champ Remise sur vos lignes
• Gérer le prix d'achat : activer la gestion du prix d'achat sur vos lignes

Sous chaque ligne, la section Gestion de la marge est masquée par défaut. Elle contient le Prix d'achat HT, la Marge brute, le Taux de marque et le Taux de marge : 

Ces informations doivent cependant être activées depuis vos Paramètres > onglet Compte > Gestion des marges.

Gestion des lignes

Côté lignes, vous pouvez toujours :

• les déplacer via l'icône composé de 6 points à gauche
• les Dupliquer et les Supprimer via les icônes situées à droite

• ajouter une nouvelle ligne d'article, de la saisie de texte, un groupe de lignes, un sous-total et un saut de page (les options d'ajout sont disponibles en bas de page ou apparaissent au survol entre chaque ligne)

  

   

Étape 4 - Saisie des conditions de paiement

Cette section regroupe toutes les informations relatives au paiement ! 

Vous pouvez choisir de désactiver le Taux de pénalité, le Taux d'escompte et les Frais de recouvrement en sélectionnant l'option Aucun. Cependant, des valeurs Standard sont disponibles pour le Taux de pénalité et les Frais de recouvrement. Seuls le Taux de pénalité et le Taux d'escompte peuvent être personnalisés.

• la Durée de validité (en jours) : renseignez le nombre de jours de votre choix
• la Date de livraison : le format attendu est jj-mm-aaaa (par exemple 16-06-2026)

Le champ Commentaires vous permet d'apporter des informations complémentaires qui apparaîtront sur votre document final.

Étape 5 - Récapitulatif sur le Total du document

Cette section récapitule les montants en fonction des lignes de votre devis. Vous pouvez y ajouter une remise globale en % ou €, et consulter les informations relatives à la marge :

Pour que l'ajout de prime s'affiche dans cette section, la fonctionnalité doit être activée depuis vos Paramètres > onglet Documents et emails > Valeurs par défaut. Vous pourrez ensuite ajouter jusqu'à 3 primes sur votre devis (disponible en formule Avancée 🚀) :

Côté Conditions de versement d'acomptes, lorsque vous activez cette fonctionnalité vous pouvez ajouter autant de condition que souhaité sur votre devis : 

Pour finir, le bas de page de votre interface de saisie de devis présente maintenant de nouvelles informations : 

• le Total TTC 
• l'affichage de l'aperçu (PDF) de votre document, via l'icône œil 
• l'enregistrement en Brouillon
• l'enregistrement classique