Comment créer et suivre son prévisionnel de gestion ?

Le prévisionnel de gestion constitue un véritable business plan 🔥

• projetez sur 12 mois ou plus les recettes et dépenses de la société
• comparez mois par mois les prévisions avec le réalisé et le chiffre d'affaires de l'année dernière
• choisissez des prévisions macro (chiffre d'affaires global ou charges globales) ou détaillées (par classification ou affectation) suivant le niveau de détail utile à l'activité et au suivi
• travaillez sur plusieurs versions, basées sur des prévisions hautes, basses et réalistes, avec des mises à jour en temps réel

Rendez-vous dans le menu Rapports > Prévisionnel > Prévisionnel de gestion. On vous explique tout.

Vision d'ensemble

Le prévisionnel de gestion vous permet d'afficher pour chaque mois :

• le Réel (d'après les données réelles de votre compte sur l'année en cours)
• le Prévi (donnée à personnaliser en fonction de vos objectifs)
• le Réel N-1 (d'après les données réelles de votre compte, mais cette fois ci de l'année précédente)

Ces trois colonnes, présentes sur chaque mois, se répercutent sur les différentes lignes de votre prévisionnel de gestion :

• en vert (positif) : le Chiffre d'affaires, le Restant, les Affectations diverses d'entrée
• en rouge (négatif) : les Charges, le Restant, les Affectations diverses de sortie
• en jaune (le négatif se soustrait au positif) : le Résultat flash

⚠️ Le calcul des montants n'est pas le même au sein de votre Prévisionnel de gestion : 

• Le Chiffre d'affaires et les Charges sont alimentés automatiquement par vos classifications de vente et d'achats (factures, avoirs clients et saisies de caisse / dépenses et avoirs fournisseurs). Vous pouvez d'ailleurs les ajouter au rapport pour une analyse plus détaillée et une meilleure vision d'ensemble : la ligne Restant cumulera le montant des classifications non listées. 
• Les lignes Affectation diverse entrée et Affectation diverse sortie ne s'alimentent pas automatiquement avec les données de votre compte. Elles s'alimentent uniquement avec les affectations diverses d'entrée et de sortie ainsi qu'avec les comptes de produits et de charges que vous ajoutez. Si vous n'ajoutez aucune de ces lignes dans votre rapport, les affectations diverses resteront toujours à 0. 

En dessous de cet affichage, un aperçu sous forme de graphique vous permet de visualiser plus facilement le contenu de votre prévisionnel de gestion : 

Configuration générale du prévisionnel de gestion

Passons maintenant à l'action ! Plusieurs champs sont à votre disposition pour configurer le contenu de votre prévisionnel de gestion : 

• Restitution : choisissez d'afficher la totalité des informations avec l'option Résultat flash, ou concentrez vous sur des aspects précis comme le Chiffre d'affaires, les Affectations d'entrées, les Charges ou encore les Affectations de sorties.
• Ecart : affichez en détail la différence entre votre Réel et votre Prévi, et entre votre Réel et votre Réel N-1, pour chaque mois et chaque ligne. 
• Version : c'est ici que vous choisissez la version sur laquelle vous souhaitez travailler (vous pouvez en créer plusieurs, nous allons voir cela un peu plus bas).
• Période : indiquez la date de début et de fin de votre prévisionnel de gestion afin de ne faire apparaître que les mois qui vous intéressent sur ce rapport.
• Utilisateurs : si vous êtes propriétaire de votre compte Evoliz et que plusieurs utilisateurs en font partie, vous pourrez filtrer (ou non) les données sur un utilisateur en particulier.
• Icône Actualiser : une fois votre configuration terminée, cliquez sur ce bouton pour actualiser les données du prévisionnel de gestion.

Personnalisation des données

Maintenant que votre prévisionnel de gestion est configuré, il convient de renseigner vos objectifs et de personnaliser le détail des lignes que vous souhaitez faire apparaître. Deux étapes à effectuer avec soin, car c'est ainsi que vous obtiendrez un outil qui vous guidera dans le pilotage de votre entreprise 💪

Vos objectifs

Pour remplir les données souhaitées dans la colonne Prévi de chaque mois, il vous suffit de cliquer sur la petite icône crayon, directement dans chaque champ : 

Notez le montant prévisionnel, puis tapez sur la touche entrée de votre clavier ou cliquez en dehors du champ pour mettre à jour l'information. 

Bon à savoir 💡 pour gagner du temps sur le remplissage global de votre prévisionnel de gestion, vous pouvez aussi cliquer sur l'icône en forme de flamme lorsque vous venez de saisir la valeur : elle sera propagée sur l'ensemble de la ligne, dans chaque mois du rapport (une validation vous serez demandée) :

Vos lignes

En cliquant sur les 3 points verticaux à droite de chaque entête de ligne, vous accédez à l'ajout de nouvelles lignes : il s'agit des prévisions macro dont nous parlions en introduction. 

• l'option Détailler, disponible sur les lignes Chiffre d'affaires et Charges, vous permet d'intégrer une classification d'achats ou de ventes
• l'option Ajouter une entrée, disponible sur les lignes Affectation diverse entrée et Affectation diverse sortie, vous permet d'intégrer une Affectation diverse d'entrée ou de sortie, ainsi que des Comptes de produits ou de charges (OD)
• l'option Grouper (des classifications, des entrées ou des charges...) consiste à créer une ligne avec un Libellé personnalisé, qui contiendra une ou plusieurs Classifications de ventes, Classifications d'achats, Affectations diverses d'entrée, Affectations diverses de sortie, Comptes de produits ou Comptes de charges. En bref, cette fonctionnalité vous permet d'en regrouper plusieurs sur une seule ligne :
  
  

Bon à savoir 💡 les listes déroulantes vous proposent les éléments déjà présents sur votre compte Evoliz. Si il en manque, il vous faudra vous rendre dans vos Paramètres pour créer les classifications et affectations nécessaires, ou bien dans votre journal d'OD depuis le menu Comptabilité pour générer les écritures de comptes de produits ou de charges à intégrer. 

Lorsqu'une ligne a été ajoutée dans votre Prévisionnel de gestion, elle peut être déplacée ou supprimée via les icônes croix et flèche situés à sa gauche :

Options supplémentaires

En haut à droite de votre prévisionnel de gestion, plusieurs icônes peuvent être utiles :

Définir un favori

En cliquant sur l'icône étoile, vous définirez la version actuelle comme celle à utiliser et à consulter par défaut. Tous les rapports liés aux résultats prévisionnels se baseront dorénavant sur votre prévisionnel favori. 

Créer une version à partie d'un prévisionnel de gestion existant

Vous pouvez copier une version de votre prévisionnel de gestion afin de partir sur la même configuration et les même données, puis d'y apporter des modifications. 

Pour cela, choisissez la version à copier dans le champ Version, puis cliquez sur l'icône + en haut à droite. Nommez votre nouvelle version dans le champ Libellé, puis choisissez Copier nouvelle version.

Vous vous trouvez alors sur la version fraîchement créée à partir du contenu d'un prévisionnel de gestion existant.

Créer une nouvelle version de prévisionnel de gestion

Pour repartir de 0, cliquez simplement sur l'icône +, nommez votre nouveau prévisionnel de gestion, puis cliquez sur Ajouter nouvelle version vide.

Supprimer une version

En cliquant sur l'icône poubelle, vous pourrez supprimer la version sélectionnée dans la liste déroulante. Une confirmation vous sera demandée pour éviter toute perte de donnée par erreur.

Exporter les données de votre prévisionnel de gestion

Dans les 3 points verticaux situés en haut à droite, vous disposez de 3 options d'export pour vos données : 

• Export prévisionnel (Prévi)
• Export complet (Réel, Prévi, N-1)
• Export complet avec écart

Pour chacune de ces options, les formats Excel, CSV et Open Document sont disponibles.

Importer des données dans un prévisionnel de gestion

Pour importer des données depuis un fichier Excel, cliquez sur les 3 points verticaux situés en haut à droite > Importer un prévisionnel > Import Excel. 

Cliquez sur Obtenir le gabarit d'import et choisissez votre format afin d'utiliser une structure de fichier compatible avec celle attendue pour l'import : le mieux est de coller vos données dans ce gabarit d'import. 

Une fois votre fichier complété et enregistré, cliquez sur Choisir un fichier afin de le sélectionner sur votre ordinateur, puis choisissez Charger les données. 

Il vous faudra ensuite vérifier le mapping des colonnes de votre fichier pour qu'elles correspondent bien à la structure attendue sur le logiciel, et valider les données.