evoliz vous facilite le suivi des bons de réception fournisseur. Les différents états du bon de réception en ligne vous donnent des indications sur son avancement auprès du fournisseur.
De l'état Brouillon à Facturé, voyons la liste des étapes réalisées sur un bon de réception fournisseur depuis evoliz.
Etat « Brouillon » pour un bon de réception fournisseur
La première étape du bon de réception en ligne consiste à l'éditer en quelques clics. Cette phase de Brouillon vous permet de faire rapidement un nouveau bon de réception suite à la livraison de produits ou de marchandises de la part de votre fournisseur.
Ce document comptable temporaire peut alors être visionné pour contrôler tout risque d'erreurs (bouton Aperçu) ou être corrigé à l'aide du bouton Modifier. Vous pouvez sinon le détruire avec le bouton Supprimer.
Les quantités sont bien réceptionnées, le poids et le nombre de colis sont exacts, vous pouvez alors enregistrer le bon de réception fournisseur pour avoir un numéro de document comptable unique lié à la commande passée au fournisseur (bouton Enregistrer).
REMARQUE : Si besoin, vous pouvez aussi Envoyer le bon de réception par Email ou par Courrier postal (si votre réserve de crédits est suffisante).
Si dans quelques semaines vous recevez la même livraison de marchandises, le plus simple est alors de copier le précédent bon de réception fournisseur (bouton Copier).
Etat « Enregistré / Envoyé » pour un bon de réception fournisseur
L'état Enregistré ou Envoyé confirme la réception de la marchandise et crée ainsi un bon de réception en ligne avec un numéro comptable unique (bouton Enregistrer ou Envoyer).
De la même manière que l'état Brouillon certaines actions sont toujours possibles telles qu'Envoyer (pour renvoyer par exemple le bon de réception fournisseur), Modifier, Copier ou encore Supprimer.
D'autres actions sont en plus proposées comme l'action Approbation pour indiquer que vous avez bien accepté la livraison de la marchandise (bouton Approbation>Accepter) ou finalement refusé les marchandises pour différents motifs comme un produit cassé, défectueux, etc. (bouton Approbation>Refuser).
Les marchandises reçues, vous pouvez ensuite déclencher le paiement du bon de commande fournisseur à l'aide du bouton Créer une facture fournisseur.
Etat « Refusé / Accepté » pour un bon de réception fournisseur
Cet état de suivi du bon de réception fournisseur vous permet de préciser si les marchandises ont bien été réceptionnées et validées (bouton Approbation>Accepter) ou dans le cas contraire si vous avez rencontré un problème à la livraison des produits (bouton Approbation>Refuser).
Etat « Facturé » pour un bon de réception fournisseur
Les marchandises sont bien en stock (mouvement de stock entrant depuis votre catalogue d'articles), vous allez donc pouvoir les vendre à vos clients mais en parallèle votre fournisseur attend aussi le paiement de la commande.
Pour cela, vous pouvez depuis le contexte du bon de réception en ligne générer la facture fournisseur liée à cette livraison de marchandises (bouton Créer une facture fournisseur).
Astuce pour votre facturation en ligne : Vous pouvez aussi exploiter la fonctionnalité de regroupement de bons de réception (Menu « Achats » puis sous-menu « Regroupement BR ») pour ne faire qu'une seule facture au même fournisseur suite à plusieurs bons de réception.
Autre remarque : Un filtre Etat est disponible sur le listing des bons de réception afin de vous simplifier la recherche d'un bon de réception fournisseur (Menu « Achats » puis sous-menu « Bons de réception »).