Comment exploiter le Suivi Commercial (ex CRM) pour mon activité ?

Le Suivi Commercial evoliz vous permet de garder une vision d'ensemble sur vos opportunités (clients, projets, etc.) avec une gestion des actions à effectuer (appels, RDV, réunions, etc.) et une liaison avec vos devis. Il peut même être utilisé en équipe si vous avez plusieurs utilisateurs sur votre compte. 

Configuration du Suivi Commercial 

Pour un fonctionnement optimal, nous vous invitons vivement à parcourir les étapes suivantes : vous obtiendrez un Suivi Commercial complètement adapté à votre usage.

Étape 1 - Création des types d'activités

Les types d'activités sont toutes les actions qui peuvent être menées dans le cadre de la gestion d'une opportunité. Par exemple, un appel téléphonique ou encore un entretien. Rendez-vous dans vos Paramètres > onglet Suivi Commercial > Types d'activités.

Certains types d'activités sont proposés par défaut à la création de votre compte evoliz. Vous êtes cependant libre de les supprimer, de les modifier et d'en créer de nouveaux, pour une expérience 100% personnalisée avec votre activité. 

Pour créer un nouveau type d'activité, il vous suffit de cliquer sur +Nouveau en haut à droite, et de renseigner un Libellé. Enregistrez pour finaliser la création. 

Lorsqu'un type d'activité est créé, vous pouvez le définir comme favori afin qu'il s'applique automatiquement sur vos nouvelles activités :

Étape 2 - Création des pipelines

Un pipeline est un projet dans lequel vos opportunités évoluent en passant d'étape en étape. Rendez-vous dans vos Paramètres > onglet Suivi Commercial > Pipelines.

Débuter la création de votre premier pipeline en remplissant les champs Libellé (le nom de votre projet) et Date de fin (facultatif et strictement informatif : le pipeline ne sera pas automatiquement archivé après cette date). 

Vient ensuite la construction des étapes de votre pipeline : nommez chaque étape et déterminez une probabilité de succès. 

Bon à savoir 💡La probabilité de succès des étapes est utile si les opportunités de votre projet ont une valeur financière. La valeur des opportunités sera recalculée en fonction de l'étape (avec probabilité de succès) dans lesquelles elles se trouvent. 

Vous pouvez réordonner vos étapes avant d'enregistrer, via l'icône à gauche de chaque ligne. Pour finaliser la création de votre pipeline, cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez répéter l'opération pour créer plusieurs pipelines si votre activité le nécessite.

Étape 3 - Gestion collaborative

Pour que plusieurs utilisateurs puissent intervenir sur le Suivi Commercial, pensez (propriétaire et administrateurs) à vérifier leur accessibilité à cette fonctionnalité (et à ses données). Rendez-vous dans vos Paramètres > onglet Infos générales > Utilisateurs > cliquez sur l'utilisateur concerné.

• onglet Personnalisation du menu : le Suivi Commercial, intégrant Pipelines et Activités, doit être présent
• onglet Vues & autorisations > section Périmètre de vue des documents : si vous appliquez des restrictions permettant à un utilisateur de ne voir que ses opportunités, il risque de ne pas pouvoir intervenir sur les opportunités créées par d'autres utilisateurs

Fonctionnement du Suivi Commercial 

Une fois votre Suivi Commercial configuré, vous êtes fin prêt(e) à créer des opportunités et les faire vivre dans les diverses étapes de vos pipelines. 

Vue pipeline

Pour accéder à la gestion de vos pipelines, rendez-vous dans votre menu latéral gauche > Suivi commercial > Pipelines.

Une liste déroulante située en haut à gauche vous permet de passer d'un pipeline à l'autre. 

Le champ de recherche classique ainsi que la recherche avancée prendront effet dans le pipeline sélectionné, pour retrouver plus facilement la ou les opportunités souhaitées.

Création des opportunités

Pour créer une opportunité, cliquez sur Créer ma première opportunité au centre de l'écran, ou sur +Nouvelle opportunité en haut à droite.

Vous pouvez rattacher un client et un contact à votre opportunité, ou uniquement un contact. Sélectionnez les options existantes, ou tapez le nom de votre nouveau contact afin qu'il soit créé sur votre compte. 

Par défaut, le nom de l'opportunité reprendra l'identité du client/contact rattaché, mais vous pouvez modifier ce champ selon vos besoins. 

Définissez ensuite dans quelle étape de votre pipeline cette opportunité doit être placée. Si vous avez plusieurs pipelines, leurs étapes apparaîtront aussi dans cette liste déroulante.

La valeur de l'opportunité est facultative, en fonction du type de projet que vous gérez dans votre Suivi commercial. 

Gestion des opportunités

Lorsqu'une opportunité est créée, elle apparaît dans une des colonnes du pipeline. Pour la déplacer, sélectionnez la et faites la glisser dans une autre étape du pipeline. 

Cliquez sur l'opportunité pour accéder aux détails et aux actions possibles : 

Au sein d'une opportunité, vous visionnez :

• les informations principales renseignées lors de sa création
• l'étape de pipeline sélectionnée parmi la totalité des étapes existantes

Vous pouvez la modifier via l'icône crayon en haut à droite, mais aussi accéder aux options supplémentaire pour la désactiver, la copier et l'indiquer comme Gagné ou Perdu. 

Éléments liés et historique d'une opportunité

Rendez-vous sur le bas de page d'une opportunité pour effectuer des actions dans les divers onglets disponibles.

• L'onglet Activités regroupe la totalité des activités rattachées à cette opportunité. Vous pouvez en créer autant que nécessaire et les cocher dans la liste pour les achever. 
• L'onglet Devis regroupe également tous les devis rattachés à une opportunité. Ils peuvent être liés à une opportunité manuellement depuis le devis (3 points verticaux > lier à une opportunité), ou créés directement à partir de l'opportunité.
• L'onglet Fichiers permet de centraliser tout type de fichiers qui concernent votre opportunité (contrats, CV, etc).
• L'Historique des évènements regroupe toutes les modifications de votre opportunité. Les activités et les devis ne sont pas listés dans l'historique d'évènement d'une opportunité. 

Focus sur les activités 

Les activités sont créées à partir d'une opportunité, mais aussi depuis Suivi Commercial > Activités dans votre menu latéral gauche. C'est la centralisation de toutes vos activités, qu'elles soient rattachées à une opportunité ou non. 

Lorsque vous créez une activité, vous pouvez : 

• la nommer

• définir un type d'activité (précédemment configuré depuis vos Paramètres)

• la rattacher à une entité (contact, prospect ou client) ou une opportunité

• l'attribuer à un utilisateur du compte

• définir une date, ainsi qu'une heure de début et de fin

• ajouter un rappel par email ou sms (à condition d'avoir renseigné votre téléphone sur votre fiche utilisateur) : il s'agit d'un rappel qui vous est strictement réservé, ce n'est ni à l'attention de votre client ni à l'attention des autres utilisateurs du compte.

• renseigner des informations complémentaires dans le champ Notes 

Enregistrez pour finaliser la création de votre activité.