Règlement et rapprochement des notes de frais

Pour rapprocher les notes de frais réglées avec votre relevé bancaire, la première étape est de les accepter et de les marquer comme étant réglées. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Achats > Notes de frais de votre compte.

Accepter les notes de frais

Déroulez la liste des notes de frais rattachées à un utilisateur via l'icône à droite de son nom. Vous pouvez cliquer sur Accepter pour chacune des lignes concernées, ou choisir Accepter tout pour effectuer l'action en masse.

Règlement des notes de frais

Une fois les notes de frais acceptées, il ne vous reste plus qu'à les indiquer comme réglées. Deux possibilités s'offrent à vous :

• Cochez une ligne de note de frais, puis cliquez sur Régler en haut de page. Répétez l'opération pour chacune de vos notes de frais. Vous aurez ainsi plusieurs notes de frais à rapprocher avec les lignes de votre relevé bancaire.
• Cochez toutes vos lignes de note de frais, puis cliquez sur Régler en haut de page. Vous aurez ainsi une seule note de frais, à rapprocher avec une seule ligne de votre relevé bancaire.

L’état des dépenses change et devient “Réglé”. De plus, le bouton Accepter / refuser disparaît, la validation ne peut plus être modifiée :

Les règlements liés aux notes de frais sont créés dans Achats > Règlements suite à cette action :

Rapprochement des notes de frais

Une fois acceptées et réglées, vous pouvez rapprocher vos notes de frais avec vos lignes de relevés bancaires. Pour cela, rendez-vous dans Données bancaires > Relevés bancaires.

En fonction du choix effectué pour l'action de régler vos notes de frais et de la quantité de lignes à rapprocher dans votre relevé bancaire, vous pourrez procéder de plusieurs façons : 

Une note de frais par ligne de relevé bancaire

Contexte : vous avez coché une seule note de frais avant de cliquer sur Régler, et vous avez une ligne du même montant dans votre relevé bancaire.

Cliquez sur À rapprocher puis Note de frais sur la ligne concernée dans votre relevé bancaire. Vous pourrez sélectionner la ligne de note de frais correspondant au même montant. Cliquez ensuite sur Rapprocher.

Plusieurs notes de frais pour une ligne de relevé bancaire

Contexte : vous avez coché vos notes de frais les unes après les autres pour les régler séparément, mais vous avez une ligne de paiement globale pour toutes vos notes de frais dans votre relevé bancaire.

Cliquez sur À rapprocher puis Note de frais sur la ligne concernée dans votre relevé bancaire. Vous pourrez sélectionner plusieurs lignes de note de frais pour atteindre le même montant que votre ligne de relevé bancaire. Cliquez ensuite sur Rapprocher.

Une seule note de frais pour plusieurs lignes de relevé bancaire

Contexte : vous avez coché toutes vos notes de frais et les avez réglées en même temps, mais vous avez plusieurs lignes à rapprocher dans votre relevé bancaire.

Pour parvenir à rapprocher votre note de frais (en réglant toutes vos notes de frais d'un seul coup, vous avez les avez regroupées à travers une seule note de frais), vous allez devoir fusionner les lignes de votre relevé bancaire concernées. Pour cela, cochez toutes les lignes de votre relevé bancaire qui correspondent à votre note de frais (leurs dates doivent se situer sur le même mois). Des options apparaissent en haut de liste : cliquez sur Fusionner, puis sur Valider.

Une fois vos lignes de relevé bancaire fusionnées, cliquez sur À rapprocher puis Note de frais. Vous pourrez sélectionner la ligne de note de frais correspondant au même montant. Cliquez ensuite sur Rapprocher.

Une fois rapprochée, la ligne de votre relevé bancaire apparaît rapprochée avec les différentes dépenses liées à la note de frais :

Dans Achats > Notes de frais, les dépenses de cette note de frais sont maintenant à l’état Rapproché, que ce soit côté Administrateur ou côté Utilisateur.