Le flux d’approbation côté Administrateur
L’administrateur du compte peut consulter les notes de frais de ses collaborateurs depuis l’onglet Achats > Notes de frais. Il a une vue d’ensemble sur tous les éléments créés, listés par date et par collaborateur et sur les montants réglés et encore dus :
En cliquant sur l’une des lignes de total, il accède au détail des différentes dépenses de la note de frais du collaborateur, notamment aux dates des dépenses, aux montants, ainsi qu’aux clients à refacturer (ou non) :
Simplement en cliquant sur le libellé d’une note de frais, il peut aller consulter le document concerné.
Pour accepter ou refuser une ou plusieurs notes de frais, il suffit de cliquer sur “Accepter” ou “Refuser”, à gauche de chaque ligne. Il est également possible d’accepter ou de refuser la totalité d’une note de frais pour un mois en utilisant les boutons “Accepter tout” ou “Refuser tout” sur la ligne de total :
Une fois la note de frais acceptée entièrement ou partiellement par l'administrateur, la pièce est alors enregistrée en tant que facture d'achat dans l'onglet Achats > Suivi des factures > onglets À régler ou Réglées.
Le flux d'approbation côté Utilisateur
Les utilisateurs concernés n’ont accès qu’à leurs propres notes de frais. Ils peuvent visualiser le statut de validation depuis l’onglet Achats > Notes de frais de leur compte.
Tant qu’elles ne sont ni acceptées, ni refusées, les dépenses de notes de frais sont dans le statut “En attente”. Une fois acceptées ou refusées, elles changent de statut :
Lorsqu’une dépense de notes de frais est acceptée ou refusée par l’administrateur, elle n’est plus modifiable par l’utilisateur qui l’a créée. Elle reste modifiable lorsqu’elle est “En attente” de la validation de l’administrateur.