Créer votre catalogue de services ou de produits permet de faciliter la création d'une facture ou d'un devis. Depuis ce catalogue, vous pouvez utiliser une base commune entre plusieurs collaborateurs (toutes vos références y sont listées en ligne).
Pour un article, plusieurs informations permettent d'apporter plus de détail sur le produit ou le service vendu à votre client.
Pour la création de votre catalogue de produits et services, nous vous conseillons d'utiliser l'import articles. Cette fonctionnalité est beaucoup plus rapide et permet d'éviter les erreurs si vous complétez mal votre fiche article ou prestation directement en ligne. Vous trouverez plus d'information sur l'import catalogue en lisant la page Comment importer mes articles et prestations dans le catalogue ?.
Création d'un nouvel article
L'ajout d'une référence dans votre catalogue est accessible depuis le menu Catalogue. Cliquez sur Nouvel Article :
Complétez les champs requis. Le champ Référence ne doit pas dépasser 25 caractères, il sera affiché sur vos factures et devis. La référence est unique afin de l'identifier facilement dans votre catalogue et pour réaliser des rapports en ligne sur vos stocks.
Le champ Classification permet de classifier vos ventes pour faciliter les analyses. Nous vous conseillons de spécifier ce champ sur chaque référence créée.
Nature permet de typer l'article que vous êtes en train de créer (en Produit ou Service).
Vous pouvez même ajouter une image à votre article pour illustrer vos commandes ou factures. Cela est très pratique dans les activités de bâtiment ou par exemple dans la vente d'objets divers (livres, pièces détachées, ...). L'image sera alors affichée sur vos documents comptables en PDF à la taille réelle, c'est à dire aux dimensions de l'image importée sur l'article.
Les champs Référence, Désignation, Image, Quantité, Unité, PU HT ou PU TTC, TVA et Description seront repris lorsque vous sélectionnerez l'article depuis une facture (ou depuis un devis, bon de commande ou bon de livraison). Un gain de temps non négligeable lors de la saisie d'un document comptable depuis le logiciel de facturation evoliz :
Bon à savoir
Vous pouvez renseigner jusqu'à 4 décimales après la virgule pour vos quantités et PU.
Le PU doit être supérieur ou égal à 0.
Gestion de la marge brute et calcul de la marge
Une zone dédiée à la gestion de la marge est aussi disponible dans evoliz. Cette rubrique va vous permettre d'indiquer votre prix d'achat HT afin de calculer votre marge dégagée. L'outil de gestion calcule automatiquement votre pourcentage de marge (ou taux de marque), votre coefficient multiplicateur et votre marge brute. C'est une façon très rapide de connaître votre marge commerciale sur votre produit ou service.
A savoir que lors de la saisie d'une facture ou devis en ligne le pourcentage de marge et la marge brute de l'article sélectionné seront indiqués dans le logiciel mais n'apparaîtront pas sur le PDF.
Ajout du fournisseur et quantité stockée
Même si le champ fournisseur n'est pas obligatoire, nous vous conseillons de renseigner un fournisseur sur la fiche article. Cette information dans la fiche article, vous permettra par la suite de filtrer les articles par fournisseur afin de faciliter la mise à jour des prix et votre inventaire. Vous trouverez plus d'information en lisant la page Comment rattacher un fournisseur à un article catalogue ?.
Si vous gérez une Quantité stockée sur un article, cochez la case Article stocké et spécifiez la quantité que vous avez en stock. Lorsque vous ferez une facture avec un article stocké la quantité restante s'affichera après l'enregistrement ou l'envoi de la facture à votre client.
Vous pouvez aussi choisir si votre stock est décrémenté à l'enregistrement du bon de livraison (ou de la facture par défaut). Cette option se configure dans vos Paramètres > Compte > Gestion du stock.
Lorsque toutes les informations de votre article sont complétées, cliquez sur Enregistrer pour valider la création. L'article est immédiatement disponible dans votre catalogue en ligne et utilisable par tous vos collaborateurs.
Pour mettre à jour les prix de vos articles, sélectionnez l'article depuis la liste des articles puis cliquez sur l'icône crayon. Si vous avez beaucoup d'articles à mettre à jour, utilisez l'import de mise à jour des prix. Vous trouverez plus d'information sur la mise à jour des prix en lisant la page Comment mettre à jour les prix de mon catalogue ?.
Faites un inventaire régulier de vos stocks en lisant la page Comment faire un inventaire de mon stock d'articles ?