Comment donner un accès Evoliz à mes collaborateurs ?

Sur Evoliz, vous avez la possibilité de travailler de manière collaborative en donnant accès à votre compte à autant d’utilisateurs que nécessaire.

Grâce aux rôles et permissions, vous définissez précisément les autorisations et périmètres de vue de chacun. Un suivi des actions effectuées par chaque utilisateur est également disponible dans la liste des évènements.

Gestion des utilisateurs

Le nombre d’accès utilisateur dépend de votre formule d’abonnement. Vous pouvez augmenter ce nombre à tout moment via Menu > Prénom Nom > Abonnement. Les accès (inclus ou achetés en supplément) sont utilisés pour le rôle Propriétaire et attribués automatiquement à vos Administrateurs et Utilisateurs.

Vous pouvez suivre le Statut de vos utilisateurs depuis vos Paramètres > onglet Infos générales > section Gestion et droits des utilisateurs > Utilisateurs. Utilisez la recherche avancée afin de visualiser la totalité de vos utilisateurs, qu'ils soient désactivés ou non :

Plusieurs statuts seront visibles dans votre liste d'utilisateurs en fonction de votre abonnement : 

• Accès attribué : cet utilisateur utilise l'un des accès présents dans votre formule d'abonnement
• En attente de connexion : un ou plusieurs accès présents dans votre formule d'abonnement ne sont pas encore utilisés et sont en attente de la connexion de l'utilisateur
• Aucun accès : votre formule d'abonnement actuelle ne dispose d'aucun accès pour cet utilisateur

Chaque formule comprend un Accès Invité pour votre expert-comptable. Vous pouvez le gérer via Paramètres > Infos générales > Gestion et droits des utilisateurs > Accès expert-comptable. Il s’agit d’un accès spécifique. Il ne compte ni parmi les accès inclus ni parmi les accès achetés en supplément.

Ajouter un nouvel utilisateur

Depuis Paramètres > Compte > Infos générales > Utilisateurs, accédez à la liste de l’ensemble des utilisateurs déjà créés sur votre compte.

Cliquez ensuite sur Ajouter un nouvel utilisateur et suivez ces étapes :

1/ Définir le rôle et les coordonnées

Commencez par attribuer un rôle à votre utilisateur :

• Utilisateur : bénéficie uniquement d’un accès aux fonctionnalités, données et paramètres définis selon ses droits
• Administrateur : bénéficie d’un accès complet, sans restriction

Renseignez ensuite ses informations obligatoires : Nom, Prénom et Email.

2/ Personnaliser son menu

Vous pouvez adapter le menu de l’utilisateur pour :

• Définir les entrées et sous-menus auxquels il pourra accéder
• Organiser l’ordre des menus selon vos préférences (Par exemple, nous pouvons choisir de placer Clients avant Ventes et de restreindre l’accès aux Factures et Devis)

3/ Définir ses vues et autorisations

Cette étape permet d’attribuer les droits d’accès et périmètres de vue de l’utilisateur. C’est une étape primordiale pour cloisonner, ou non, le périmètre d’action de votre collaborateur.

Parmi les autorisations d’accès et de gestion, nous retrouvons :

• la gestion des clients
• la gestion du catalogue
• l’envoi et l’export des données
• le droit de prélèvement

Concernant les différents périmètres de vue, ils peuvent être définis pour :

• les documents de ventes et d’achats
• les opportunités CRM

4/ Finaliser la création et envoyer les identifiants

En cliquant sur Créer et envoyer les identifiants, vous finalisez l’ajout de l’utilisateur. Il recevra un email avec toutes les informations nécessaires pour accéder à son compte.

Notez qu’un utilisateur peut changer ses codes d’accès via Paramètres > Infos générales > Mon profil.