Comment paramétrer mon export d’écritures comptables ?

Le paramétrage de votre export d’écritures comptables est disponible depuis vos Paramètres, onglet Gestion et comptabilité > Paramètres comptables.

C’est depuis ce paramétrage que vous pourrez effectuer les modifications nécessaires afin que votre journal corresponde aux critères d’import de votre outil de production.

Étape 1 : comptes comptables et codes journaux

Depuis l’onglet Comptes comptables, vous allez pouvoir ajuster certains comptes comptables généraux ainsi que le format des comptes de tiers (clients et fournisseurs).

Comptes de tiers

Concernant les comptes de tiers, vous allez pouvoir déterminer le préfixe du compte, en fonction de ce que vous utilisez en comptabilité (par exemple, 411 ou C pour les comptes clients, et 401 ou F pour les fournisseurs), puis y ajouter une valeur dynamique (code client, raison sociale)

Dans l’exemple disponible ci-dessous, les comptes de tiers seront automatiquement créés dans les journaux avec les préfixes C et F, suivis du code Client ou Fournisseur (renseignés dans le champ code des fiches clients/fournisseurs).

Les comptes auxiliaires client et fournisseur permettent de faire apparaître les comptes auxiliaires dans une colonne d'export différente du compte de tiers.

Depuis cet onglet, vous avez la possibilité de choisir si vous souhaitez concaténer automatiquement le taux de TVA en fin de compte comptable. Cette option permet de faire apparaître en fin de compte de produit le taux de TVA collectée appliquée suivi des caractères définis dans les paramètres (caractère de remplissage et nombre de caractères), et ainsi de créer automatiquement un compte de produit par taux de TVA.

Par ex, si j’applique un taux de TVA de 20%, mon compte comptable 707 sera automatiquement 707200. Pour un taux de TVA à 10%, 707100. Dans cet exemple mon caractères de remplissage est 0 et mon nombre de caractères défini à 6.

Comptes généraux

Concernant les comptes généraux (remise, attente, acompte, etc.), il suffit de renseigner les numéros de compte que vous souhaitez voir apparaître dans vos journaux dans les champs correspondant :

Codes journaux

Depuis l’onglet Codes journaux, vous avez la possibilité de choisir les codes des journaux de vente (par défaut VE) et d’achat (par défaut AC) que vous souhaitez utiliser. Notez que les codes des journaux de banque et de caisse se configurent sur chaque banque ou chaque caisse.

Pensez à Enregistrer votre paramétrage avant de passer à l’étape suivante.

Étape 2 : définir vos options d'export

Format du numéro de compte

Ici, il s’agit de définir le nombre de caractères et quel type de caractère vous souhaitez pour le format du numéro de compte.

Format d’export

Depuis l’onglet Options d'export, vous allez pouvoir paramétrer diverses options :

• L'export des pièces comptables et le dossier d'export : vous pouvez choisir d'exporter toutes vos pièces justificatives pendant l'export du journal, soit en PDF, stockés dans le dossier d'export, soit en tant que liens, qui apparaitront dans une nouvelle colonne de votre export Excel. Vous pouvez indiquer un nom pour le dossier d'export des pièces dans le champ correspondant.
• Les noms des fichiers exportés : le fichier exporté peut soit indiquer les références des pièces (internes à Evoliz), soit les noms d'origine des pièces (par exemple pour un fichier d'achat).

Une fois les champs renseignés, cliquez sur Enregistrer. Les changements sont immédiatement visibles dans vos écritures comptables.

Étape 3 : définissez vos options d’affichage

Depuis l’onglet Options d’affichage vous avez la possibilité de paramétrer les colonnes de vos journaux comptables en cochant, décochant ou déplaçant les différentes informations proposées. L’affichage obtenu sera utilisé pour l’export de vos journaux comptables en formats Excel, CSV et Open Document. Les formats TRA, TRS et ECR ne seront, quant à eux, pas impactés.

Attention, les formats d’export pour outils comptables obéissent quant à eux à des structures de fichier définies par les outils de production et ne sont pas modifiables.