À quoi correspondent les états d'une commande ?

Suivant l'état d'avancement d'un bon de commande, diverses actions sont accessibles. Lors de la création d’une commande, celle-ci se trouve dans l'état Brouillon dans Evoliz.

Brouillon

Dans l’état Brouillon, toutes les actions sont possibles.

Vous pouvez revenir à l’écran de saisie grâce au bouton Modifier, envoyer directement votre bon de commande à votre client par email, courrier ou fax en cliquant sur le bouton Envoyer ou tout simplement l’enregistrer dans votre compte avec le bouton Enregistrer pour pouvoir le remettre à votre client par vos propres moyens. Votre commande passe automatiquement dans l’état suivant.

Enregistré / Envoyé

Si votre commande est dans l’état Enregistré ou Envoyé, c’est que votre client est en possession de votre bon de commande. Si elle est dans l’état Envoyé, cela signifie que cette commande a été envoyée par email ou courrier depuis Evoliz. Pour personnaliser les emails envoyés par l'application lisez la page Comment personnaliser les emails envoyés depuis Evoliz ?.

Dans ces états vous pouvez transformer votre bon de commande en bon de livraison ou en facture grâce aux boutons Livrer et Facturer. Un nouveau document (bon de livraison ou facture) est créé identique à votre commande. Vous pouvez accéder à ce nouveau document à partir de votre bon de commande et vice versa grâce à l’historique des documents.

Accepté / Refusé

Après avoir envoyé votre bon de commande à votre client, celui-ci peut l’accepter, le refuser ou le mettre en attente. Vous pouvez également appliquer ces 3 états directement depuis votre commande.

• Accepté : Votre client a accepté la commande, vous pourrez la transformer en facture au moment voulu.
• En attente : Votre client n'accepte ni ne refuse, il peut avoir besoin de temps pour obtenir plus de renseignements et prendre une décision.
• Refusé : Votre commande n’a pas été retenue par votre client, vous pouvez classer la commande, mais vous conserverez l’historique de l’affaire et des échanges avec votre client.

Livré

Lorsque vous créez un bon de livraison à partir d’un bon de commande, ce dernier passe en état Livré. Il est également possible de livrer partiellement une commande, ou de la livrer en plusieurs fois. Tous les bons de livraisons (ainsi que les documents générés par la suite à partir de ces bons) seront rattachés au bon de commande.

Remarque : La commande passe en état Livré dès la création du premier bon de livraison.

Facturé et Non facturé

Les bons de commande non transformés en facture sont dans l’état Non facturé. Depuis la liste des commandes, si vous appliquez le filtre Non facturé vous pourrez voir toutes les commandes pour lesquelles vous attendez une réponse de votre client. Vous pourrez ainsi relancer plus facilement vos clients et contrôler l’avancée de vos affaires commerciales :

Inversement, et ce directement dans Evoliz, en appliquant le filtre Facturé, vous verrez toutes les commandes pour lesquelles au moins une facture est associée.

Clôturé

L'état Clôturé pour une commande signifie que le document comptable n'est plus à traiter. Cet état peut être attribué à la commande en cliquant sur l'option Clôturer dans les 3 petits points en haut à droite du document.

En cas de besoin, vous pouvez annuler la clôture du document via l'option Rouvrir dans les 3 petits points en haut à droite du document :