À partir de 2026, un simple PDF envoyé par email ne suffira plus pour être conforme à la réforme de la facture électronique en France. La e‑facturation impose l’usage de formats structurés capables d’être lus automatiquement par les logiciels et l’administration fiscale.
Entre Factur‑X, UBL et CII, il est pourtant difficile de savoir ce qui va réellement circuler dans votre outil de facturation. Dans cet article, Evoliz vous explique les différences entre ces formats et vous aide à identifier celui qui correspond le mieux à votre entreprise.
Le PDF simple : pourquoi il ne suffit plus en 2026
Avant la réforme, une “facture numérique” se limitait souvent à un PDF classique ou à un scan. Pour un humain, le document est lisible, mais pour un ordinateur, il ne s’agit que d’une image : le montant, le SIRET ou le taux de TVA ne sont pas identifiés comme des données exploitables.
La généralisation de la facture électronique impose désormais des formats structurés, c’est‑à‑dire des fichiers où chaque information (totaux, lignes, TVA, identifiants) est rangée dans un champ normalisé. Cette structuration permet à l’administration de lutter contre la fraude à la TVA et aux entreprises d’automatiser la comptabilité.
En pratique, un PDF “plat” n’est donc pas considéré comme une facture électronique conforme. Il reste utile comme support visuel, mais il doit être complété par des données structurées.
Les 3 formats officiels de la réforme de la facture électronique
Pour garantir l’interopérabilité entre les logiciels de facturation, les plateformes agréées et le portail public, trois formats socles ont été retenus, tous conformes à la norme européenne EN16931.
Factur‑X : le format hybride, star des TPE/PME
Le Factur‑X est un format hybride (ou mixte) qui combine dans un même fichier un PDF lisible par l’utilisateur et un fichier XML contenant les données structurées. Concrètement, vous ouvrez un PDF classique (format PDF/A‑3), tandis que votre logiciel de gestion exploite le XML embarqué pour lire automatiquement les informations de la facture.
Ce format réconcilie la lisibilité humaine et l’automatisation. C’est le format le plus intuitif pour les TPE et PME, et celui que privilégient la plupart des logiciels de facturation modernes comme Evoliz.
UBL (Universal Business Language) : le format 100% structuré
L’UBL est un format entièrement structuré basé sur le XML. Si vous l’ouvrez sans outil adapté, vous ne verrez qu’un flux de balises et de lignes de code. Ce standard international est largement utilisé pour les échanges B2B automatisés, notamment dans les grandes entreprises et dans un contexte d’échanges transfrontaliers.
Son principal avantage réside dans sa capacité à s’intégrer directement aux systèmes d’information, aux flux EDI et aux processus de facturation de masse.
CII (Cross Industry Invoice) : le standard des grandes chaînes d’approvisionnement
Le CII (Cross Industry Invoice), également structuré en XML, a été élaboré par l’UN/CEFACT. Il est pensé pour s’adapter à de nombreux secteurs d’activité et à des chaînes d’approvisionnement internationales complexes.
Très utilisé par les grands groupes industriels et les organisations multinationales, il permet de gérer des cas d’usage avancés, avec un niveau de détail important sur les flux logistiques et les données de facturation.
Pourquoi Factur‑X, UBL et CII sont essentiels pour la conformité
L’objectif de ces formats n’est pas de compliquer votre facturation, mais de fiabiliser les données et de sécuriser les échanges. Dans un fichier structuré, chaque élément de la facture occupe une position précise, ce qui facilite les contrôles et l’automatisation.
On y retrouve par exemple :
- Le numéro SIREN ou SIRET du fournisseur et du client.
- Le type d’opération (vente de biens ou prestation de services).
- Le régime et l’option de TVA.
- Les lignes de facturation détaillées (quantité, prix unitaire, base taxable, taux de TVA, montants).
En supprimant la ressaisie manuelle, ces formats réduisent fortement les risques d’erreur et accélèrent le traitement comptable, de la facturation client jusqu’à la comptabilité générale.
Factur‑X, UBL, CII : quel format choisir pour votre entreprise ?
Le choix du format dépend moins de votre envie de “faire du XML” que de votre taille, de votre volume de factures et de l’écosystème logiciel dans lequel vous évoluez.
TPE et PME : Factur‑X comme format de référence
Pour une TPE ou une PME, le Factur‑X est généralement le format le plus adapté. Il offre une représentation visuelle familière, ce qui rassure les équipes administratives, tout en intégrant les données structurées nécessaires à la conformité.
De nombreux logiciels de facturation pour TPE/PME, dont Evoliz, génèrent nativement des factures au format Factur‑X et se chargent des échanges techniques avec les plateformes agréées.
Grandes entreprises et ETI : UBL ou CII pour les flux de masse
Les grandes entreprises et les ETI qui gèrent des volumes importants de factures ou des flux EDI complexes peuvent privilégier l’UBL ou le CII. Ces formats facilitent les échanges “machine à machine” avec les ERP, les plateformes d’achat et les systèmes logistiques, sans nécessité d’une représentation visuelle immédiate.
Le choix final se fait souvent en fonction des standards en place chez les partenaires commerciaux et des capacités d’intégration des systèmes internes.
Faut‑il savoir coder pour émettre des factures électroniques ?
La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas besoin d’apprendre à coder pour être conforme à la réforme de la facture électronique. En tant qu’utilisateur d’une solution de gestion comme Evoliz, la génération des fichiers structurés est entièrement prise en charge par votre logiciel.
Concrètement :
- Lorsque vous créez une facture, votre outil produit automatiquement le fichier conforme (souvent un Factur‑X pour les TPE/PME).
- Lorsque vous recevez une facture, le logiciel lit les données structurées (Factur‑X, UBL ou CII) pour préremplir vos écritures de dépenses et simplifier vos contrôles.
Toute la “mécanique” reste invisible pour vous. Votre priorité est de disposer d’un logiciel de facturation capable de gérer ces standards et connecté aux bons acteurs de l’écosystème (SC, PA, PPF) afin d’être prêt pour 2026.
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